“Биржа смен”? И это есть.
Рубрики :Полезно!
Если у Вас, с одной стороны, есть некоторый дефицит ресурсов (не хватает сотрудников), а с другой стороны, есть сотрудники, готовые поработать дополнительно; или же Вы периодически привлекаете сотрудников со стороны (пул резервных/подменных сотрудников; метод резервных бригад), то у Вас периодически возникает необходимость в коммуникации с этими сотрудниками с целью их задействовать (поставить в смены/график, вывести на работу).
Всем знакома проблема – замена сотрудника.
Как часто это происходит ? Обычно в такой ситуации используются мессенджеры (whatsapp и т.д.), чаты или обзвон по телефону (не считая сотрудников, до которых Вы можете дотянуться лично).
Какие при этом происходят действия (вариант с чатом, как самый простой):
- Написать в чат;
- Посмотреть отклики;
- Согласовать с конкретным сотрудником детали (в чате, по телефону и т.д.);
- Вставить сотрудника в свой график (график подразделения/объекта);
- Вставить сотрудника в его персональный график (или иным способом подтвердить ему, что именно он работает)…
И это только на этапе планирования. Далее нужно не забыть:
- Убедиться, что сотрудник вышел на смену;
- Зафиксировать его выход на работу в табеле;
- Подать табель в бухгалтерию на оплату (возможно отдельным списком – т.к. непостоянный сотрудник).
Довольно много действий, не так ли ?
А что, если (вариант с чатом) можно сделать проще ? Вот как:
- Пишем в чат то же самое сообщение, дополняя его фразой «Кто хочет – заявку в мобильном приложении Geocon»
- Через некоторое время смотрим в базе Geocon все поданные заявки и на одной из них (предположим, нам нужен один человек) жмем «Подтвердить». Сотрудник видит это, и все – процесс планирования/перепланирования завершен.
Позже, если сотрудник действительно вышел на работу/смену как надо, то нам нужно будет … Ничего! Нам нужно сделать «Ничего».
Если не вышел (или опаздывает; либо нет связи с ним; либо позвонил в последний момент – не приду) … в один клик ставим ему отсутствие и повторяем пункты 1 и 2 … ну или смиряемся с несовершенством этого мира, где сотрудники договариваются, но не выходят на работу (впрочем не забыв-таки в одно движение поставить ему отсутствие на работе)
И все.
Что осталось за кадром ?
- Сотрудник (N-сотрудников), опираясь на информацию из чата, в 5 (примерно) кликов сделал в своем телефоне заявку на смену.
- После нажатия кнопки «Подтвердить» сотрудник автоматически (магия) появляется в графике работы подразделения и смена появляется в графике сотрудника (в инф.системе Геокон и в мобильном приложении Геокон)
- Данные по факту наступления дня работы перекочевывают из плана в табель (если все хорошо; если нет – придется нажать кнопку отсутствия).
- Табель ушел в бухгалтерию на оплату по итогам отчетного периода (интеграция с 1с, босс- кадровик и т.д. – автоматически).
А как же оповещение сотрудника? – спросит любезный читатель.
«Наглядно», будет ответом:
- По e-mail.
- Push уведомление в мобильном приложении (на телефоне android, ios)
- В графике смен в мобильном приложении.
А если я не хочу писать всем? (а то потом отмахивайся от предложений поработать ….)
Тогда 2-й вариант, также не сложный:
- Прямо из GeoCon засылаем запрос (примерно 5 движений) одному или нескольким выбранным сотрудникам (можем фильтровать по заданным параметрам).
- Сотрудник, увидев push уведомление или цветной запрос в своем графике (в мобильном приложении), жмет кнопку «Да». Далее все аналогично первому варианту, а у всех остальных сотрудников (кому еще отправлялся запрос) этот запрос пропадает (как будто его и не было).
Для тех, кто совсем ценит свое время – сотрудники могут еще и отмечаться (вход/выход) на своем рабочем месте, с помощью приложения (не будет возникать вопрос, был на работе сотрудник или не был). Впрочем, можно и без этого.
Экономия времени и сил на поиск сотрудников – кратная.
Олег Максименко,
Геокон Санкт Петербург,
05.07.2022 г.