Плановику. Кадровику. Специалисту ОТиЗ!

Возможности программы Geocon на разных этапах    ее работы

Пользы для менеджера, который составляет графики или ведет учет

Подготовка

Geocon  предоставляет возможность зафиксировать предварительно то оптимальное число сотрудников (сообразно их квалификациям и должностям), которое потребуется для выполнения задач в определенном подразделении час за часом круглые сутки, для каждого дня недели, для каждой смены или периода времени. Имея эти параметры (количества и квалификации требуемых сотрудников), наша программа найдет лучший вариант использования персонала.

  •  Удобный инструмент для моделирования графиков работы (сменности) сотрудников
  • Защита от ошибок и от неправильного распределения сотрудников по сменам и по  дням недели
  • Возможность максимально справедливо и полноценно распределять ночные смены и работу в праздники и в выходные дни
  • Программа отвечает высочайшим требованиям к качеству сервиса, направленного на оптимизацию человеческих и финансовых ресурсов.

Предварительные шаги

Плановик сможет легко подготовить и учесть множество обстоятельств, прежде чем составить график, имея возможность регистрировать и просматривать их в специальных экранах:

  • Планирование отпусков и других подлежащих планированию неявок (отсутствий, отгулов и пр.)
  • Регистрация и учет пожеланий сотрудников насчет их смен и отгулов
  • Планирование режимов сменности/ индивидуальных графиков (циклов) работы
  • Планирование дежурств на дому и пр.
  • Предвосхищение событий, потенциально критических (такие как пик летних отпусков, организация сотрудников для замещения отсутствующих, обучения, тренинги, проверки, технологические или сезонные пики и др.)
  • Не составит особого труда принять во внимание пожелания сотрудников насчет их смен и отгулов: для их своевременной и надежной регистрации создан специальный экран
  • В отдельном экране можно составить план отпусков на год, два или три года вперед
  • Информация о запланированных отпусках и о пожеланиях сотрудников автоматически появляются на рабочий экран при старте составления графика на будущий месяц

Планирование

Программа позволяет автоматически, в соответствии с установленными требованиями, генерировать графики работы (сменности) на будущий месяц в нескольких режимах:

  • полностью автоматизированный график (без учета предварительно заданных циклов)
  • с использованием предварительно заданных индивидуальных циклов (индивидуальных графиков) сотрудников
  • параллельный/совмещенный график дежурств на дому и поддежуриваний
  • с ручным регулированием, при необходимости.
    Планирование ведется с применением неограниченного числа смен и неявок разных типов и с учетом четырех главных критериев:
    1. Удовлетворение потребностей в персонале
    2. Учет пожеланий сотрудников
    3. Минимизация сверхурочного труда
    4. Соблюдение норм ТК и внутренних правил
  • Экономия времени на создание графиков
  • Оптимизация планируемых рабочих смен и часов
  • Оптимальное распределение сотрудников сообразно их первой, второй или третьей квалификации
  • Ликвидация ошибок при планировании
  • Недопущение нарушений ТК
  • Повышение удовлетворенности сотрудников
  • Прослеживаемость действий и событий
  • Свободно конфигурируемые и типовые формы для печати
  • Отсутствие жалоб и претензий сотрудников

Программа калькулирует возможные оптимальные варианты Вашего графика и выявляет возможные нарушения правил внутреннего распорядка и требований законодательства.
После того, как график полностью готов, программа будет хранить его в удобном виде, для того, чтобы можно было в любой момент сравнивать план с фактическим его претворением в жизнь. И печатать необходимые документы.

Учет

Программа Geocon позволяет записывать с помощью одного щелчка мыши любые изменения в план-графике за текущий месяц:

  • изменение смены /продолжительности смены
  • неявки / отсутствия / больничные и пр.
  • сверхурочные часы
  • опоздания и отлучки
  • часы работы по вызову
  • часы работы сотрудника не в своем подразделении
  • замещения и т.д.
    Легко и наглядно производится учет фактически отработанного каждым сотрудником времени. Программа может получать данные о входе/выходе сотрудников из системы контроля доступа (СКУД); применять при этом полностью автоматизированный, ручной или смешанный способ их обработки.
  • Простота и удобство; экономия времени для изготовления отчетов
  • Минимизация ошибок и упущений
  • Предвосхищение дисбаланса часов как можно раньше
  • Оптимизация замещений и использования запланированных часов
  • Удобство и быстрота обмена информацией
  • Применение СКУД не обязательно, а при наличии такой системы чувствительно повышается эффективность ее использования
  • Любые изменения в графике сразу отражаются в индивидуальные счета сотрудников, а вычисление всех величин рабочего времени происходит автоматически, что позволяет планировщику сразу видеть результаты и быть в курсе причин их изменения.
  • Специальный экран позволяет в любой момент сравнить различия между расчетным и фактическим графиком, а также видеть отклонения, к которым они приводят.

Вычисление часов для оплаты

К концу месяца программа автоматически вычисляет все переменные элементы рабочего времени, подлежащие оплате или дальнейшему учету. Подробные отчеты в удобной форме позволяют управлять ими перед тем, как передать их для начисления заработной платы. Для Вашего удобства мы программировали шлюзы (интерфейсы) для интеграции с любыми программами для расчета зарплаты, чтобы избежать повторной обработки данных.

  • Автоматизация вычисления всех величин (отклонений) рабочего времени
  • Возможность создавать новые алгоритмы вычисления собственных величин (например, часы ночного труда в праздничные дни)
  • Экономия времени на вычисление всех видов рабочего времени и на начисление сумм для оплаты
  • Экономия времени работы бухгалтеров
  • Отсутствие ручных вычислений
  • Отсутствие ошибок при расчетах и при сборе и передачи информации
  • Минимизация времени для контроля при повышенном комфорте работы с данными
  • Уменьшение случаев жалоб работников

Отчеты, анализы и статистика: печатаем все!

Встроенный в программу инструментарий позволяет объединять и анализировать все данные и выводить их в виде таблиц и справок. Вот некоторые примеры:

  • расчет величин рабочего времени для оплаты (подготовка платежей)
  • учет и анализ прогулов
  • учет отработанного времени по видам и отклонениям
  • счетчики справедливости (работа утром-вечером, работа в выходные и праздники, распределение суббот и воскресений, ночных смен и т.д.)
  • официальные праздники и компенсации
  • анализы статей бюджета (например, в социальных домах и других бюджетных учреждениях)
  • списки персонала по разным параметрам (день рождения, должность, стаж, номера телефонов и т.п.)
  • статистика по типу трудовых договоров
  • статистика замещений и т.д.
  • Экономия времени и высокая точность анализа данных и событий
  • Гибкое управление данными
  • Удобство обмена информацией
  • Экспорт данных в форматах PDF или Excel
  • Прямая распечатка форм и таблиц – График сменности, Индивидуальные графики, Табель учета рабочего времени или данные для него.
  • Прозрачность и ясность отчетности для большей удовлетворенности сотрудников и их руководителей;
  • Возможность составлять собственные формы и виды отчетности
  • Удобство при проверках Инспекции по труду
  • Отсутствие штрафов

В итоге: Все проблемы, неувязки и головные боли, связанные с планированием смен сотрудников и с учетом их отработанного времени уходят в прошлое. Получаем современный инструмент, более похожий на занимательную игру, который охватывает весь спектр задач и выдает желаемые результаты в удобном виде.

 

Adobe-PDF-Export-37Плановику

 

Блок-схема программы1140