“Биржа смен”? И это есть.

“Биржа смен”? И это есть.

Рубрики :Полезно!

Если у Вас, с одной стороны, есть некоторый дефицит ресурсов (не хватает сотрудников), а  с другой стороны, есть сотрудники, готовые поработать дополнительно; или же Вы периодически привлекаете сотрудников со стороны (пул резервных/подменных сотрудников; метод резервных бригад), то у Вас периодически возникает необходимость в коммуникации с этими сотрудниками с целью их задействовать (поставить в смены/график, вывести на работу).

Всем знакома проблема  – замена сотрудника.

Как часто это происходит ? Обычно в такой ситуации используются  мессенджеры (whatsapp и т.д.), чаты или обзвон по телефону (не считая сотрудников, до которых Вы можете дотянуться лично).

Какие при этом происходят действия (вариант с чатом, как самый простой):

  1. Написать в чат;
  2. Посмотреть отклики;
  3. Согласовать с конкретным сотрудником детали (в чате, по телефону и т.д.);
  4. Вставить сотрудника в свой график (график подразделения/объекта);
  5. Вставить сотрудника в его персональный график (или иным способом подтвердить ему, что именно он работает)…

И это только на этапе планирования. Далее нужно не забыть:

  1. Убедиться, что сотрудник вышел на смену;
  2. Зафиксировать его выход на работу в табеле;
  3. Подать табель в бухгалтерию на оплату (возможно отдельным списком – т.к. непостоянный сотрудник).

Довольно много действий, не так ли ?

А что, если (вариант с чатом) можно сделать проще ? Вот как:

  1. Пишем в чат то же самое сообщение, дополняя его фразой «Кто хочет – заявку в мобильном приложении Geocon»
  2. Через некоторое время смотрим в базе Geocon все поданные заявки и на одной из них (предположим, нам нужен один человек) жмем «Подтвердить». Сотрудник видит это, и все – процесс планирования/перепланирования завершен.

Позже, если сотрудник действительно вышел на работу/смену как надо, то нам нужно будет … Ничего! Нам нужно сделать «Ничего».

Если не вышел (или опаздывает; либо нет связи с ним; либо позвонил в последний момент – не приду) … в один клик ставим ему отсутствие и повторяем пункты 1 и 2 … ну или смиряемся с несовершенством этого мира, где сотрудники договариваются, но не выходят на работу (впрочем не забыв-таки  в одно движение поставить ему отсутствие на работе)

И все.

Что осталось за кадром ?

  1. Сотрудник (N-сотрудников), опираясь на информацию из чата, в 5 (примерно) кликов  сделал в своем телефоне заявку на смену.
  2. После нажатия кнопки «Подтвердить» сотрудник автоматически (магия) появляется в графике работы подразделения и смена появляется в графике сотрудника (в инф.системе Геокон и в мобильном приложении Геокон)
  3. Данные по факту наступления дня работы перекочевывают из плана в табель (если все хорошо; если нет – придется нажать кнопку отсутствия).
  4. Табель ушел в бухгалтерию на оплату по итогам отчетного периода (интеграция с 1с, босс- кадровик и т.д. – автоматически).

А как же оповещение сотрудника? – спросит любезный читатель.

«Наглядно», будет ответом:

  1. По e-mail.
  2. Push уведомление в мобильном приложении (на телефоне android, ios)
  3. В графике смен в мобильном приложении.

А если я не хочу писать всем? (а то потом отмахивайся от предложений поработать ….)

Тогда 2-й вариант, также не сложный:

  1. Прямо из GeoCon засылаем запрос (примерно 5 движений) одному или нескольким выбранным сотрудникам (можем фильтровать по заданным параметрам).
  2. Сотрудник, увидев push уведомление или цветной запрос в своем графике (в мобильном приложении), жмет кнопку «Да».  Далее все аналогично первому варианту, а у всех остальных сотрудников (кому еще отправлялся запрос) этот запрос пропадает (как будто его и не было).

Для тех, кто совсем ценит свое время – сотрудники могут еще и отмечаться (вход/выход) на своем рабочем месте, с помощью приложения (не будет возникать вопрос,  был на работе сотрудник или не был). Впрочем, можно и без этого.

Экономия времени и сил на поиск сотрудников – кратная.

Олег Максименко,

Геокон Санкт Петербург,

05.07.2022 г.