Графики и Табель

« Назад

softwarePlanProfessional

График смен (графики работы, графики выхода на работу, ступенчатые графики, какие угодно графики) сотрудников – легко, удобно, быстро!

Не обязательно иметь сменный режим работы, чтобы использовать Геокон для планирования выходов на работу, отпусков и прочих явок и неявок Ваших сотрудников. Очень удобно делать любые графики, переделывать их хоть три раза в день, заносить фактически отработанное время сотрудников, следить за Отклонениями Факта от Графика .

График сменности персонала на будущий месяц создается с использованием:

  • Предварительно заданных требований к количеству и квалификации сотрудников, присутствием которых должен быть обеспечен каждый рабочий день, будь то будний или выходной, и каждая смена в каждом подразделении
  • Экрана регистрации предварительных индивидуальных пожеланий сотрудников
  • Официального Годового графика отпусков
  • Накопленного сальдо отработанных часов (переработки/недоработки) к началу периода планирования
  • Сальдо часов в конце месяца (разница План минус Норма, разница Факт минус План) и к концу года (учетного периода по Суммированному учету рабочего времени)
  • Удобного Производственного календаря с выделением праздничных и выходных дней
  • Параметров трудового договора каждого сотрудника и его личных качеств и особенностей.

Посмотрите главный экран программы: видео на Youtube. Если видео недоступно, пишите нам: ссылка

       

Годовой график отпусков

Годовой (и соответственно помесячный) график отпусков – неотъемлемая часть процесса планирования и обычно уже существует к началу изготовления графика сменности на будущий месяц. Для каждого сотрудника ведем учет использованного и неиспользованного времени отпуска.

Экран графика отпусков, на базе которого можно печатать форму Т-7, может выглядеть например так:

Screenshot_6

 

Логично, примерно также будет выглядеть начальный, нулевой экран, в котором Ваш плановик/составитель графиков/линейный менеджер/старшая медсестра станет составлять график сменности на тот же месяц август – ему же надо учитывать, кто в отпуск уходит по графику в августе; у кого обучение предусмотрено; у кого какие особенности по трудовому договору (месячная норма) и пр.   Вот он:

Screenshot_11

А вот и скриншот реальной Формы Т-7, подготовленной для печати графика отпусков в программе Геокона для нужд конкретного заказчика:

 

Otpusk

 

Создание  графика смен на будущий месяц (смотрите видео)Если видео недоступно, пишите нам: ссылка

Приступая к планированию нового графика, автоматически получаем на экран перечень сотрудников планируемого отдела, их текущие сальдо и все необходимые параметры – норма часов, предварительные желания по сменности, по неявкам и отпускам и т.д.

Ввод смен в график осуществляется следующим образом:

  • Вручную, выбирая кнопку с аббревиатурой смены;
  • Путем вызова на экран (загрузки) индивидуального графика работы каждого сотрудника согласно трудовому договору (этот график в нашей программе называется “цикл”: в Геоконе можно создавать неограниченное количество разных “циклов”, т.е. индивидуальных графиков выхода на работу, повторяющихся неизменно во времени);
  • Используя функцию ускоренного планирования – чтобы можно было минут за пятнадцать составить графики сотрудников всего подразделения до конца года, выйти на возможные (или запланированные) цифры по переработкам к 31-му декабря и затем оптимизировать всю ситуацию;
  • Комбинируя вышеупомянутые способы.

Посмотрите как выглядит один из возможных вариантов готового графика смен на м.август, который мы составили для иллюстрации:

Screenshot_9

 

Программа ведет постоянный контроль заполнения смен сообразно требуемому количеству сотрудников заданной квалификации на каждый день и в каждую смену.

Проверяем соответствие создаваемого графика заданным критериям следующим образом:

  • В нижней части экрана отображается нехватка (в красном) или излишество (в синем) числа работников, которые выходят в одну и ту же смену (числа в последних трех строках)
  • Там же отображается обеспечение или недостача назначаемых в смену работников требуемых квалификаций
  • На экране идет в реальном времени расчет суммы рабочих часов планируемых смен за месяц. Видна месячная норма часов каждого сотрудника и планируемые отклонения от нее (при ведении суммированного учета рабочего времени)
  • На экране идет онлайн-расчет рабочего сальдо каждого сотрудника (разность между месячной нормой часов и количеством планированных к отработке часов за месяц). Тем самым имеем всегда полный контроль над годовой переработкой (120 ч. в год), в т.ч. конечно при ведении Суммированного учета рабочего времени за любой учетный период (месяц – квартал – год).

Суточная диаграмма распределения смен и количества (в т.ч. по квалификациям) работников:

Screenshot_10

 

Регистрация выполнения сотрудниками план-графика = фиксация факта прихода и ухода сотрудников = учет фактически отработанного каждым сотрудником времени = Табель учета рабочего времени (ТУРВ)

После завершения работы по планированию (кнопка “ГРАФИК”) готовый График сменности „закрывается на ключ“, а вся информация в нем копируется в новый экран: “ТАБЕЛЬ” (кнопка “ТАБЕЛЬ” или “Учет” или “Факт”, как назовем). Тем самым План (официальный ГРАФИК) остается в неизменном виде, а все отклонения от плана, имеющие место в жизни, отражаются на экране “ТАБЕЛЬ”:

Screenshot_8

В экране “ТАБЕЛЬ” можно оперативно изменять официальный график, распечатывать с него актуализированные графики сотрудников и параллельно вести учет факта – по мере завершения рабочего дня (смены). С экрана “ТАБЕЛЬ” по окончанию месяца можно печатать форму Т-12:

T12

 

Для того, чтобы кроме аббревиатуры смены можно было видеть в графике (или в табеле) и часы ее продолжительности, можно воспользоваться недельным видом графика:

 

Screenshot_5