Архивы по рубрикам: Полезно!

Нехватка персонала, текучесть кадров, простои, больничные…

Рубрики :Полезно!

Информационная система для управления работой персонала “Геокон” позволяет в самых сложных периодах сезона, месяца, недели создать оптимальную организацию работы.

Не нарушая трудовое законодательство, максимально учитывая индивидуальные особенности каждого работника.

Геокон позволит быстро и легко перейти на суммированный учет, на сменный режим работы, на режим работы в гибким или плавающим временем.

При помощи Геокона наилучшим образом управляем отпусками и отгулами.

Конечно, и сверхурочным трудом.

Оптимизация рабочего времени и времени отдыха каждого сотрудника – ключ к решению многих проблем, особенно на производстве или там, где ярко выражена сезонность или зависимость от заказов.

Данные о сотрудниках, об их графиках, неявках и отпусках находятся в общедоступной – для каждого менеджера, кадровика или руководителя – информационной системе. Все действия по планированию и перепланированию рабочего времени происходят на глазах у всех и с учетом всех реальных обстоятельств в режиме реального времени.

Кадровое делопроизводство сильно выигрывает от этой прозрачности и быстродействия. Планировать “вслепую” и затем по десять раз – официально или неофициально – менять графики и распределение персонала больше не приходится.

Цена системы Геокон не зависит от количества юзеров, или “рабочих мест”. Доступ в систему с регламентированными правами можно предоставить каждому – от бригадира до начальника отдела кадров. Необходимость звонить друг другу по много раз, отправлять множество мейлов или обмениваться бумажными справками, экселевскими файлами, заявлениями и прочие – отпадает. Потому что и так все видно и все понятно – как только что-то происходит и первоисточник информации вводит ее в систему, она становится доступна всем. В том числе – и работнику, если такая необходимость есть.

Можно и работникам воспользоваться “волшебством” и удобством Геокона, ибо существует мобильное приложение для работников. В нем можно видеть изменения в своем графике и в графике своего отдела, можно подавать заявления на отпуск, на смену, на отгул… Возможности управления работой персонала с Геоконом таковы, что позволяют вывести эффективность работы всего предприятия/персонала на совершенно новый уровень, о котором даже опытные руководители и не догадываются!

Потому что Геокон – совершенно новое и невиданное до сих пор программное обеспечение. Нужно с ним ближе познакомиться и осознать принципиально новый уровень менеджмента, который он обеспечит.


“Биржа смен”? И это есть.

Рубрики :Полезно!

Если у Вас, с одной стороны, есть некоторый дефицит ресурсов (не хватает сотрудников), а  с другой стороны, есть сотрудники, готовые поработать дополнительно; или же Вы периодически привлекаете сотрудников со стороны (пул резервных/подменных сотрудников; метод резервных бригад), то у Вас периодически возникает необходимость в коммуникации с этими сотрудниками с целью их задействовать (поставить в смены/график, вывести на работу).

Всем знакома проблема  – замена сотрудника.

Как часто это происходит ? Обычно в такой ситуации используются  мессенджеры (whatsapp и т.д.), чаты или обзвон по телефону (не считая сотрудников, до которых Вы можете дотянуться лично).

Какие при этом происходят действия (вариант с чатом, как самый простой):

  1. Написать в чат;
  2. Посмотреть отклики;
  3. Согласовать с конкретным сотрудником детали (в чате, по телефону и т.д.);
  4. Вставить сотрудника в свой график (график подразделения/объекта);
  5. Вставить сотрудника в его персональный график (или иным способом подтвердить ему, что именно он работает)…

И это только на этапе планирования. Далее нужно не забыть:

  1. Убедиться, что сотрудник вышел на смену;
  2. Зафиксировать его выход на работу в табеле;
  3. Подать табель в бухгалтерию на оплату (возможно отдельным списком – т.к. непостоянный сотрудник).

Довольно много действий, не так ли ?

А что, если (вариант с чатом) можно сделать проще ? Вот как:

  1. Пишем в чат то же самое сообщение, дополняя его фразой «Кто хочет – заявку в мобильном приложении Geocon»
  2. Через некоторое время смотрим в базе Geocon все поданные заявки и на одной из них (предположим, нам нужен один человек) жмем «Подтвердить». Сотрудник видит это, и все – процесс планирования/перепланирования завершен.

Позже, если сотрудник действительно вышел на работу/смену как надо, то нам нужно будет … Ничего! Нам нужно сделать «Ничего».

Если не вышел (или опаздывает; либо нет связи с ним; либо позвонил в последний момент – не приду) … в один клик ставим ему отсутствие и повторяем пункты 1 и 2 … ну или смиряемся с несовершенством этого мира, где сотрудники договариваются, но не выходят на работу (впрочем не забыв-таки  в одно движение поставить ему отсутствие на работе)

И все.

Что осталось за кадром ?

  1. Сотрудник (N-сотрудников), опираясь на информацию из чата, в 5 (примерно) кликов  сделал в своем телефоне заявку на смену.
  2. После нажатия кнопки «Подтвердить» сотрудник автоматически (магия) появляется в графике работы подразделения и смена появляется в графике сотрудника (в инф.системе Геокон и в мобильном приложении Геокон)
  3. Данные по факту наступления дня работы перекочевывают из плана в табель (если все хорошо; если нет – придется нажать кнопку отсутствия).
  4. Табель ушел в бухгалтерию на оплату по итогам отчетного периода (интеграция с 1с, босс- кадровик и т.д. – автоматически).

А как же оповещение сотрудника? – спросит любезный читатель.

«Наглядно», будет ответом:

  1. По e-mail.
  2. Push уведомление в мобильном приложении (на телефоне android, ios)
  3. В графике смен в мобильном приложении.

А если я не хочу писать всем? (а то потом отмахивайся от предложений поработать ….)

Тогда 2-й вариант, также не сложный:

  1. Прямо из GeoCon засылаем запрос (примерно 5 движений) одному или нескольким выбранным сотрудникам (можем фильтровать по заданным параметрам).
  2. Сотрудник, увидев push уведомление или цветной запрос в своем графике (в мобильном приложении), жмет кнопку «Да».  Далее все аналогично первому варианту, а у всех остальных сотрудников (кому еще отправлялся запрос) этот запрос пропадает (как будто его и не было).

Для тех, кто совсем ценит свое время – сотрудники могут еще и отмечаться (вход/выход) на своем рабочем месте, с помощью приложения (не будет возникать вопрос,  был на работе сотрудник или не был). Впрочем, можно и без этого.

Экономия времени и сил на поиск сотрудников – кратная.

Олег Максименко,

Геокон Санкт Петербург,

05.07.2022 г.


Удаленка; множество объектов; биржа смен

Рубрики :Полезно!

Если Вы используете информационную систему Геокон, то Вы сможете легко управлять графиками и временем работников, которых используете каждый день в разных точках. Это востребовано у сетей быстрого питания, у компаний по уборке территорий и зданий, у строительно-ремонтных компаний, в охранном бизнесе и т.д.

У каждого работника на мобильном телефоне будет установлено мобильное приложение Геокон. Он сможет видеть все изменения в своем графике и в графиках своих коллег. Он сможет подавать онлайн свои пожелания насчет выходу на работу – в какую смену, на какой объект. Таким же образом работник подает пожелания насчет своих отгулов. И, конечно, подает заявления на отпуск и на перенос отпуска. Со своего мобильника.

Компания может информировать всех работников о том, какие смены и на каких объектах еще не заполнены: в Геоконе это называется “Потребности в персонале”. Потребности в персонале могут быть дефинированы за каждый день недели, за каждый отрезок времени (т.н. “Смена”) в течении суток, за каждый объект. Также потребности могут быть заданы с учетом умений (квалификации) работников.

Например, если на следующей неделе на одном из объектов общепита не заполнен коллектив одним поваром в первую смену (с 6:00 до 15:00) и одним уборщиком во вторую смену (с 14:00 до 22:00) во вторник, а на втором объекте пока не ясно кто выйдет поваром за весь день в четверг, то Планировщик сможет при помощи Геокона сделать эти “вакансии” видимыми для всех работников и получить в определенных сроках заявления (пожелания) от них насчет выхода на работу.

Пожелания насчет своей сменности, отгулов и отпусков работник может (через мобильное приложение или же через десктоп-приложение) подавать своему руководителю в любой момент времени на любой период в будущем – на следующий месяц, на летний период, на год хоть вперед. Руководитель же решает, считаться с этими пожеланиями при составлении графиков всего персонала, или не считаться.

Планировщик графиков работы всегда видит в Геоконе, кто из работников когда занят, когда свободен, когда в отпуске, когда в отгуле… Как только где-то почему-то не хватает человека, он сможет очень быстро выбрать работника для этой “дыры” и проинформировать его о выходе на работу. Это можно оформить и как изменение графика, и как вызов на работу в выходной день – вариантов может быть много, руководство компании решает как будет удобнее всего настроить функционал программы Геокон под ее специфику.