Архивы по рубрикам: Полезно!

Как работает Геокон на тех предприятиях в РФ, которые купили программу

Рубрики :Полезно!

Даем популярное описание функционирования готового продукта, предназначенной для директного использования в Вашей работе программы Геокон, в 10-ти пунктах:

  1. В Геоконе создается база данных всех работников. Сведения „заливаются” в Геокон из программы кадрового учета на предприятии (какая есть: 1С ЗУП, Босс-Кадровик, Парус, Бухсофт… любая). Но: в Геокон попадают только те данные из учетной карточки сотрудника, которые имеют отношение к его рабочему времени и времени отдыха (отпусков). Это делается для того, чтобы доступ в базу Геокона можно было дать любому менеджеру или сотруднику – цена программы „Геокон” не зависит от количества юзеров; т.е.  от того, сколько человек получат индивидуальный логин и пароль для входа в программу и для работы в ней (или получения информации из нее).
  2. На предприятии появляется информационная система, единая, защищенная, доступная через интернет каждому сотруднику в любой момент. В этой информационной системе видны все работники, для которых создаются графики отпусков и графики работы  (графики сменности). Работники организованы в структурных подразделениях разного уровня.  Для каждого работника видно, когда он  запланирован в отпуск по официальному Годовому Графику Отпусков;  какой у него Индивидуальный График (Режим) Работы: пятидневка, 2/2, 2/3 и т.д. (ст.100 ТК РФ); Недельная  Норма рабочего времени; Должность; Квалификации (в Геоконе у одного работника может быть до 16-ти разных квалификаций – чтобы можно было его планировать в разных его качествах).
  3. Доступ в Геокон предоставляется большой группе сотрудников, которые будут участвовать в процессах планирования и учета рабочего времени: работникам Отдела Кадров; работникам Отдела Труда и Заработной Платы; составителям графиков работы; менеджерам структурных единиц (бригад, звеньен, отделов, групп, экипов); табельщикам; руководителям более крупных, составных структурных единиц и т.д.  Все они – Юзеры Геокона с четко определенными правами! Каждый юзер имеет регламентированный доступ только в те структурные единицы, за которые он отвечает, и только к тому функционалу программного обеспечения Геокона, который непосредственно нужен ему.  В Геоконе можно создать свыше 150-ти РАЗНЫХ профилей юзеров.  Это превращает Геокон в очень удобную, ОБЩЕДОСТУПНУЮ, практичную, интелигентную систему для управления рабочим временем и временем отдыха персонала.  Если в программу кадрового учета, или в программу бухгалтерского учета, или в программу управленческого учета на предприятии НЕВОЗМОЖНО дать доступ широкому кругу юзеров, хотя бы только потому, что в них есть информация, которую нежелательно распространять  и которая является конфиденциальной или финансовой или персональной, то Информационная Система Геокон создана, наоборот, чтобы можно было подключить в работу, в процессы создания, изменения и совершенствования графиков работы персонала большое число людей. Каждый юзер делает свою долю работы, вносит свою информацию, получает свою информацию, корректирует что надо и видит что надо – прямо на экране своего компьютера, в режиме реального времени. Не нужно больше писать друг другу мейлы, отправлять друг-другу эксельские таблички, расчеты, справки, отчеты, доклады, рапорты и т.д. Не нужно перекидываться бумажными носителями и созваниваться по несколько раз в день – достаточно зайти через свою иконку в Геокон и увидеть все, что хочется знать, прямо в разделах и экранах программы.
  4. В Геоконе нет денег. Геокон не дублирует работу программы кадрового учета; в Геоконе не осуществляется вычисление зарплаты или иных денежных выплат. Геокон не дублирует программы учета ЗП. В Геоконе есть только ВРЕМЯ! Рабочие и выходные дни, часы, перерывы на обед, отпуска, неявки, отгулы, переработки, фактически отработанные часы, сверхурочный труд, ночные часы, часы работы в выходной день… Есть все необходимые данные и величины в единицах времени, но нет рублей и денежных ставок или, тем более, выплат.  Идея Геокона состоит в том, чтобы в нем можно было удобно создавать и изменять графики (План), фиксировать кто сколько фактически отработал (Факт), сравнивать Факт с Планом, вычислять Отклонения и все виды отработанного времени – т.е. провести Учет Фактически Отработанного Времени –  и затем все цифры в единицах времени передать (подать, экспортировать) удобным для клиента образом в ОТиЗ и в программу для расчета ЗП, где уже официально и безошибочно вычислить размер денежных выплат, компенсаций, премий, надбавок и т.д. – как и без Геокона это делали в ОТиЗ раньше.
  5. Составители графиков (они же – младшие менеджеры, или линейные менеджеры, или старшие сестры в больницах и т.д.) создают в Геоконе реальные, прагматичные, целесообразные и, что самое интересное, ЗАКОНОСООБРАЗНЫЕ графики выходов на работу своих подопечных. Да, Геокон работает таким образом, что даже человек, который не имеет никакого представления о том, что такое кадровое дело и кадровый учет и ТК РФ, может в Геоконе создать легко и быстро безупречный график работы для всего своего коллектива и для каждого человека в отдельности при соблюдений ПВТР, ТК РФ и потребностей в персонале той или иной квалификации в зависимости от сезона, от технологической обстановки, от накопления переработок, от числа заболевших или уволившихся прямо сегодня, от всех тех факторов, которые влияют на организацию эффективной работы людей в коллективах.
  6. Созданные графики и вносимые ежедневно Изменения в графиках видны онлайн как всем коллегам по горизонтали, так и всем начальникам по вертикали йерархии на предприятии. Не только им – видны сразу и любому сотруднику, к которому они относятся, и всем его коллегам, которых они касаются – непосредственно или только для сведения. Изменения в кадровой ситуации (болезни, увольнения, новые назначения) поступают в Геокон либо сверху вниз (из ОК в базу данных Геокона); либо снизу вверх (от младших менеджеров или табельщиков в базу данных Геокона); либо и так, и этак. Изменения в технологической (производственной, реальной ситуации „на земле”) быстро находят свое решение путем изменений распределения персонала на производстве, в т.ч. путем изменения в графиков работы, отдыха и отпусков работников в Геоконе. Эти изменения СРАЗУ видны ВСЕМ на экранах их рабочих компьютеров.
  7. Изменения, которые ежедневно происходят и которые изначально осуществляются Отделом Кадров, мы называем на жаргоне „кадровые явки”, „кадровые отсутствия” и т.п. Они сначала возникают в программе кадрого делопроизводства и не попадают в Геокон сразу и автоматически: эти две программы связаны, но ит.нтегрируются меж собой путем обмена файлами с данными. Обычно, раз в сутки (обычно ночью) из Кадровой Программы автоматически выгружается в сторону Геокона файл с обновлениями за истекший день: данные о заболевших, уволившихся и новоназначенных сотрудниках, об изменениях в трудовых договорах, об изменениях в индивидуальных режимах работы и отдыха или же недельной нормы. Утром в Геоконе юзеры видят свои экраны обновленными и заполненными новой информацией из отдела кадров. Юзеры по местам изменяют оперативно графики и отсылают работникам измененный индивидуальный график – по эл.почте например. Такие коррекции графиков мы называем на жаргоне „управленчесие смены или явки”, „управленческие неявки” и т.д. В программе их можно обозначать отличающимися аббревиатурами или цветом, чтобы было однозначно видно, какое планирование осуществлялось из Отдела Кадров и какое – „на земле” менеджерами.
  8. В экране Геокона, предназначенном для ведения регистрации реального присутствия и отстутствия работников, ведется Учет Рабочего Времени и заполняется Черновик Табеля Учета. Учет фактически отработанного времени производится по реальному времени прихода и ухода работников. Это можно делать автоматически или вручную. И тот, и другой вариант достаточно быстры. Почему? При автоматизации учета Геокон интегрируется со СКУД-ами. Подобно тому, как в Геокон по ночам ежесуточно поступает информация из Отдела кадров, в учетные экраны Геокона поступает файл с данными из СКУД-а за истекшие сутки, по всем работникам. Утром все юзеры видят в Геоконе: каким был последний актуальный график работы работника за вчерашний день, как работник реально его отработал и какие отклонения при этом он допустил (опоздал, не пришел, задержался, недоработал, переработал, заменился, прогулял, заболел и т.д.). Программа Геокон автоматически создает черновой (или же сразу беловой – как угодно клиенту) Табель Учета за истекший день, неделю, две недели, месяц, квартал и т.д.  Можно в любой момент прямо из Геокона печатать форму Т-12 как табличку экселя или же экспортировать Табель в ОТиЗ. В Геоконе накопляем ту информацию о фактически случившихся событиях, которая нам нужна: предварительная, черновая, согласованная, несогласованная, красивая и т.д. Эту информацию можно печатать на бумаге, можно из нее генерировать многочисленные справки и отчеты, можно просто смотреть на нее для сведения на своем компьютере. Геокон ВСЕГДА автоматизированно считает Отклонения Факта от Плана и от Нормы. Поэтому каждому юзеру Геокона в рюбой момент видна актуальная информациа О ПЕРЕРАБОТКАХ каждого работника. Геокон не позволяет накопить чрезмерные переработки ни за какой период времени, ни при каком периоде суммированного учета и ни при каких обстоятельствах. Это Информационная Система для ведения ежедневной актуальной правдивой и реальной информации про рабочее время и про отпуска многими сотрудниками предприятия.
  9. Но в Геоконе не просто отображается Факт на базе идущей из СКУД информации о событиях „вход-выход”. Геокон „видит” График, „видит” все требования к учету, „распознает” любое время суток, недели, месяца и года – ночное время, выходные дни, праздники, предпразничные дни. Геокон не просто посчитает суммарную отработку или часы отклонений. По заранее заданным китериям и алгоритмам, Геокон автоматизированно посчитает ЛЮБУЮ величину рабочего времени или времени отдыха или дней отпусков: часы работы в ночное время, часы работы в выходной день, часы работы в праздничный день, часы сверхурочного труда, часы за неделю, месяц или квартал. Данные по суммированному учету постоянно находятся перед глазами юзеров и они могут в любой момент реагировать на превышение часов переработок. Причем реагировать не по факту, т.е. когда нарушение уже свершилось, а реагировать ДО ТОГО, ПО ПЛАНУ! Имея такой инструмент, как Геокон, составители графиков своевременно вносят коррекции – дают отгулы, выгоняют в отпуск, добавляют смены, сокращают смены и прочие с тем, чтобы не образовались переработки свыше 120 часов в год или за любой иной период времени.  Все величины отработанного времени, отстутствий и отпусков Геокон экспортирует в программу ЗУП (БК, Парус…) не по какому-то обязательному шаблону, а строго индивидуально: иными словами, интеграция между Геоконом и программой, в которой смитают зарплату, настраивается так, как удобно клиенту и сообразно тем особенностям, с которыми у него принято считать разные виды времени и начислять зарплату.
  10. В Геоконе можно вести графики работы и сменности любого типа и любой сложности. В Геоконе можно вести суммированный учет с любым периодом, причем в разных подразделениях это могут быть разные периоды. В Геоконе можно управлять рабочим временем персонала из разных юр. лиц, в т.ч. привлеченных по аутсорсингу. В Геоконе могут полноценно работать сотрудники, у которых отсутствует какая либо квалификация бухгалтера, кадровика или специалиста по ЧР и кадровому учету. Обучиться работать в Геоконе, делать графики, вести учет, добавлять информацию и вытаскивать информацию может каждый – быстро и легко. Геокон обеспечит ГИГАНТСКУЮ экономию времени на осуществление всех процессов планирования работы персонала и учета его фактической отработки, отсутствий и отпусков и облегчит жизнь всем – и менеджерам, и кадровикам, и зарплатникам, и самим работникам. Больше всего – тем, кто должен руководить человеческими ресурсами и организовывать их для непосредственного выполнения поставленных производственных задач.

 


Слово “график” каждый по-своему понимает

Рубрики :Полезно!

В своей работе мы сталкиваемся как раз с этим “феноменом”. Попробуем рассказать, как понимают слово „график”.

Когда кадровики назначают на работу нового сотрудника (или перезаключают трудовой договор с сотрудником), один из параметров – т.н. „график работы”, или же „режим работы” сотрудника. Это – индивидуальный параметр.  Этот „график” относится конкретно к данному сотруднику. Недельная норма часов – определяющая величина для кадровиков, а позже – для бухгалтеров по зарплате, которым нужно учитывать фактически отработанное сотрудником время и платить ему зарплату, исходя из этого.

Если режим сотрудника – пятидневка, то его „график”  (в Геоконе мы его называем „индивидуальный график”) представляет собой 5 явок по 8 часов по будним дням и два выходные дня – суббота и воскресенье. Если сотруднику назначен сменный график (или иной, отличающийся от стандартной пятидневки режим работы), то число его рабочих часов за день может варьировать, ровно как и его выходные дни – они могут выпадать на разные дни недели. Возьмем для примера „график” работы 2/2. Чаще всего это чередование двух дней по 12 часов за смену и двух дней выходных. Работнику закреплен „график” 2 через 2 и ему можно хоть на год вперед расписать, какие дни будут рабочими и какие – выходными. Зачастую ВСЯ работа по планированию рабочего времени сводится ТОЛЬКО к этому.

Кадровикам и зарплатникам важно то, что есть дни, в которых работник отрабатывает по 12 часов, и что есть у него выходные дни. Часто это называется „явки” и „неявки”. Чтобы составить график на месяц или на год, им достаточно заполнить ячейки таблицы буквами Я и Н (к примеру) – и „график” готов. За буквой „Я” кроются 12 часов отработанных, за буквой „Н” – выходной день. Чтобы посчитать, сколько часов отработал/переработал/недоработал за месяц работник на таком „графике”, достаточно получить информацию, какие „отклонения” были по факту от индивидуального „графика” и как они выглядят в часах всего за месяц. Иногда, из-за разных тарифов оплаты, приходится учитывать отдельно те часы, которые работник отработал ночью, в праздник, в выходной день, сверхурочно и т.д.  Эти данные нужны бухгалтерам по зарплате, чтобы заполнить Табель Учета Рабочего Времени для каждого работника и вычислить, сколько всего денег нужно заплатить каждому за фактически отработанные часы разного типа.

То, что характерно для таких „графиков”, которые обычно составляются сотрудниками Отдела Кадров, это –  отсутствие более детальной информации о реальном времени планированного присутствия на работе:  о реальном времени начала и конца рабочей смены, о реальном времени выхода на перерыв на обед и т.д.  Специалистам ОК и ОТиЗ эта информация не нужна и не важна. Для них не имеет значения, в 8:00 начинает свою смену работник, или в 9:00, или в 11:00. Для них не имеет значения, когда именно происходит перерыв на обед – с 12 до 13, или же с 14 до 15. При составлении „графиков”, о которых шла речь выше, подобные параметры рабочего времени не берутся во внимание, т.к. они не важны для кадрового учета.

Для кого они могут быть важными на самом деле?

Чаще всего, это очень и очень важные параметры для начальников цехов, бригад и смен, для менеджеров коллективов – отделов, звеньев, групп… Для тех людей, перед которыми стоит задача выполнить определенную работу силами работников, которые находятся в их распоряжении. Назовем этих людей „менеджерами” – это могут быть и самые младшие руководящие должности, или, например, в больницах – старшая медсестра отделения.

Менеджерам совсем не все равно во сколько именно выйдет на работу тот или иной работник. Им очень важно, в какое время тот или иной работник выйдет на обеденный перерыв или закончит свой рабочий день. Им, менеджерам, очень и очень важно, когда работник определенной квалификации выходит в отпуск или заболевает: чтобы предприятие/компания/организация/служба работала и выполняла свои функции и задачи, чтобы не было хаоса, рисков и убытков. Иногда нужно, чтобы все работники звена выходили на работу в один и тот же час. Но зато нужно, чтобы они выходили на перерыв не в одно и то же время. Чтобы заканчивали рабочий день не в одно и то же время. Тех, кто заболел, или ушел в отпуск, или просто прогулял, нужно кем-то срочно заменять: Кто решает кем?  Кадровики? Менеджер? Табельщик? Генеральный директор?

Так называемый „индивидуальный график”, который согласно трудовому договору привязывается к  работнику, зачастую „привязывает” руки и ноги менеджерам. Чтобы выполнить свои обязательства, они вынуждены нарушать и „индивидуальные графики” (мы их называем еще „кадровыми графиками” или „кадровыми явками/неявками”), и ТД, и ПВТР, и ТК. Менеджеры и работники вынуждены (из-за отсутствия реалистических графиков) создавать некий „Факт”, который затем создает огромные проблемы сотрудникам ОТиЗ. Которым надо каким-то образом официализировать его без нарушений чего-либо. Которым нужен “красивый табель”. А на деле? Накапливается сверхурочный труд в размерах, которые невозможно привести в норму. Накапливаются проблемы с отпусками. С отгулами. С замещением. Накапливается недовольство у менеджеров. Их обвиняют в том, в чем они не виноваты. Их ставят ежедневно перед тяжелым выбором: сделать дело или нарушить трудовое законодательство. Накапливается недовольство и у работников. Они не понимают, почему порой просто сидят и ничего не делают, а в другой раз остаются работать по несколько часов „после уроков”. Они не могут выйти в отпуск, когда это нужно им и их семьям. Их заставляют делать то, что не входит в их обязанности.

Становимся свидетелями плохой организации работы коллективов. Отсюда – текучка. Увольняются работники. Увольняются менеджеры. Увольняются бухгалтера из ОТиЗ. Рекрутерам сложно нанимать на работу новых сотрудников – у них руки тоже завязаны жесткими и неудобными рамками устаревших традиций и рутины в вопросах управления рабочим временем и временем отдыха персонала. Высшим руководителям некогда обращать внимание на эти вопросы – рутина же! Это же кадровики все должны уметь, знать, и организовывать!

На выходе имеем плохо организованное предприятие с плохой эффективностью и плохими результатами.

Только потому, что там нет понимания, что такое „оптимальные графики работы коллективов”. Что важно не только планирование и учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника по отдельности, но и синхронизация и оптимизация процессов планирования рабочего времени в рамках структурных единиц. Что стоит обратить внимание на эти вопросы и сделать новое, отвечающее реальностям,  распределение ответственности и обязанностей по составлению индивидуальных и коллективных графиков работы между кадровиками, менеджерами разных уровней и бухгалтерами по учету фактически отработанного времени и начислению зарплаты за него.

„Геокон” – программное обеспечение, которое позволяет решать эффективно эти проблемы. Когда есть Геокон, есть хорошая организация работы и отдыха всех и каждого – и в крупных, и в небольших коллективах. Есть хороший, быстрый, безошибочный, своевременный обмен информацией между отделами и службами, между живыми людьми, руководящими разными процессами – как по вертикали, так и по горизонтали управленческой структуры предприятия или учреждения. Гарантирована обратная связь и обеспечен здравый смысл. Не ради галочки – ради ощутимого успеха!

Больше никто никого не ставит перед фактом. Никто не работает „вслепую”. Никто не упрекает никого. Виноватых больше нет. Есть только довольные.

Это уже проверено. Работает.


Доступ сотрудников в Геокон через мобильное приложение (Mobile App)

Рубрики :Полезно!

Есть возможность предоставить каждому Вашему сотруднику доступ с четко определенными правами в базу данных Информационной Системы Геокон:

Screenshot_20210611-180733_One UI Home

Это будет не доступ пользователя программой, такой как у менеджеров, кадровиков, руководителей – это будет индивидуальный аккаунт сотрудника для нескольких вполне конкретных, индивидуальных целей:

  • видеть свой плановый график работы и изменения в нем, видеть свой график отпусков;
  • видеть свой “факт” – как он на работу ходил и сколько часов ежедневно отрабатывал (обычно по данным из СКУД-а или из регистрационного модуля “вход-выход” программы Геокон;
  • соответственно видеть свой “месячный баланс” переработок и недоработок по суммированному учету;
  • подавать онлайн заявления на отпуск;
  • получать онлайн уведомления о том, одобряют или нет начальники его заявление на отпуск;
  • видеть историю своих заявлений и резолюции (визы) по ним – как непосредственного начальника, так и начальника начальника:  предусмотрено 3 уровня одобрения заявлений на отпуск;
  • видеть всегда актуальную информацию о своем основном оплачиваемом отпуске – сколько дней использовано в текущем году, сколько дней остается использовать, сколько дней с предыдущего года у него остаются неиспользованными и пр.

Проиллюстрируем примерными скриншотами, как может быть настроена работа Мобильного приложения Geocon WebClient сообразно потребностям заказчика:

Главное меню Приложения:

Menu_Geocon MobileApp

Экран для подачи Заявления на отпуск:

Zaiavlenie_Geocon MobileApp

Уведомление о решении руководителя по отправленному Заявлению на отпуск:

Uvedomlenie_Geocon MobileApp

Актуальное состояние (сальдо) отпусков сотрудника:

25Saldo_Otpuskov_Geocon MobileApp

Запрос данных о фактической отработке (явках/неявках) сотрудника:

Zapros_fakta_Geocon MobileApp

Просмотр данных о фактически отработанных часах по дням (с учетом перерывов на обед):

Fakt_Geocon MobileApp