Руководителям, которые управляют персоналом – начальники Отдела Кадров, директора по персоналу, HR-директора, заведующие службой человеческих ресурсов, управляющие Отделом Персонала – Геокон предоставляет принципиально новую возможность!
Есть возможность вывести в отдельную, оперативную, неофициальную (если необходимо – официальную), неформальную (не ради галочки, не ради формальной отчетности), общедоступную и очень удобную Информационную Систему все вопросы по управлению рабочим временем и временем отдыха персонала.
В ней можно управлять персоналом из разных юридических лиц, в т.ч. привлеченных по лизингу, аутсорсингу, на сезонную работу и т.д.
Это такая специализированная программа, в которой можно хранить и накапливать данные по графикам и табелям учета рабочего времени на много лет назад и использовать эту информацию для экстраполяции и оптимизации управления персоналом на любые периоды в будущем.
Цена этого программного обеспечения не зависит от числа пользователей, которым может быть предоставлен доступ в его базу данных. Это позволяет делегировать права работать с этой информацией гораздо шире: вплоть до того, чтобы каждый сотрудник лично вводил в систему определенную информацию – о своем графике или присутствии или отпусках….
Со своей стороны это позволяет создать такую организацию работы и такие механизмы обмена информацией и данными, с помощью которых в режиме реального времени собирать и обрабатывать данные о фактически отработанном времени и о фактических отсутствиях, отпусках и неявках всех и каждого. Что со своей стороны позволит тем, кто оперативно планирует работу людей во всех подразделениях, составлять и оперативно изменять графики работы, выходов на работу и внутренних перемещений работников с учетом накопившегося Факта буквально за предыдущий день.
Иными словами, вся информация о планировании и изменении отпусков всех сотрудников; о создании и об изменениях графиков работы людей и подразделений; о том, как реально, по факту работники выходят на работу или же в отпуск или отсутствуют (согласно графику или вопреки графику) в масштабах всего предприятия (группы компаний) может быть объединена и может вестись в одной единой общедоступной удобной Информационной Системе: Геокон.
Это означает, что можно раз и навсегда покончить с конфликтом между Планом и Фактом: между тем, как младшие менеджеры планируют работу персонала и тем, как табельщики и ОТиЗ по окончанию месяца разгребают накопившиеся проблемы: переработки, недоработки, простои, невыполнение графиков отпусков и сменности, нарушения ПВТР, нарушения ТК, жалобы работников, руководителей, бухгалтеров и пр.
Возможности программы Geocon на разных этапах ее работы
|
Пользы для менеджера, который составляет графики или ведет учет
|
Подготовка
Geocon предоставляет возможность зафиксировать предварительно то оптимальное число сотрудников (сообразно их квалификациям и должностям), которое потребуется для выполнения задач в определенном подразделении час за часом круглые сутки, для каждого дня недели, для каждой смены или периода времени. Имея эти параметры (количества и квалификации требуемых сотрудников), наша программа найдет лучший вариант использования персонала. |
- Удобный инструмент для моделирования графиков работы (сменности) сотрудников
- Защита от ошибок и от неправильного распределения сотрудников по сменам и по дням недели
- Возможность максимально справедливо и полноценно распределять ночные смены и работу в праздники и в выходные дни
- Программа отвечает высочайшим требованиям к качеству сервиса, направленного на оптимизацию человеческих и финансовых ресурсов.
|
Предварительные шаги
Плановик сможет легко подготовить и учесть множество обстоятельств, прежде чем составить график, имея возможность регистрировать и просматривать их в специальных экранах:
- Планирование отпусков и других подлежащих планированию неявок (отсутствий, отгулов и пр.)
- Регистрация и учет пожеланий сотрудников насчет их смен и отгулов
- Планирование режимов сменности/ индивидуальных графиков (циклов) работы
- Планирование дежурств на дому и пр.
|
- Предвосхищение событий, потенциально критических (такие как пик летних отпусков, организация сотрудников для замещения отсутствующих, обучения, тренинги, проверки, технологические или сезонные пики и др.)
- Не составит особого труда принять во внимание пожелания сотрудников насчет их смен и отгулов: для их своевременной и надежной регистрации создан специальный экран
- В отдельном экране можно составить план отпусков на год, два или три года вперед
- Информация о запланированных отпусках и о пожеланиях сотрудников автоматически появляются на рабочий экран при старте составления графика на будущий месяц
|
Планирование
Программа позволяет автоматически, в соответствии с установленными требованиями, генерировать графики работы (сменности) на будущий месяц в нескольких режимах:
- полностью автоматизированный график (без учета предварительно заданных циклов)
- с использованием предварительно заданных индивидуальных циклов (индивидуальных графиков) сотрудников
- параллельный/совмещенный график дежурств на дому и поддежуриваний
- с ручным регулированием, при необходимости.
Планирование ведется с применением неограниченного числа смен и неявок разных типов и с учетом четырех главных критериев:
1. Удовлетворение потребностей в персонале
2. Учет пожеланий сотрудников
3. Минимизация сверхурочного труда
4. Соблюдение норм ТК и внутренних правил
|
- Экономия времени на создание графиков
- Оптимизация планируемых рабочих смен и часов
- Оптимальное распределение сотрудников сообразно их первой, второй или третьей квалификации
- Ликвидация ошибок при планировании
- Недопущение нарушений ТК
- Повышение удовлетворенности сотрудников
- Прослеживаемость действий и событий
- Свободно конфигурируемые и типовые формы для печати
- Отсутствие жалоб и претензий сотрудников
Программа калькулирует возможные оптимальные варианты Вашего графика и выявляет возможные нарушения правил внутреннего распорядка и требований законодательства.
После того, как график полностью готов, программа будет хранить его в удобном виде, для того, чтобы можно было в любой момент сравнивать план с фактическим его претворением в жизнь. И печатать необходимые документы. |
Учет
Программа Geocon позволяет записывать с помощью одного щелчка мыши любые изменения в план-графике за текущий месяц:
- изменение смены /продолжительности смены
- неявки / отсутствия / больничные и пр.
- сверхурочные часы
- опоздания и отлучки
- часы работы по вызову
- часы работы сотрудника не в своем подразделении
- замещения и т.д.
Легко и наглядно производится учет фактически отработанного каждым сотрудником времени. Программа может получать данные о входе/выходе сотрудников из системы контроля доступа (СКУД); применять при этом полностью автоматизированный, ручной или смешанный способ их обработки.
|
- Простота и удобство; экономия времени для изготовления отчетов
- Минимизация ошибок и упущений
- Предвосхищение дисбаланса часов как можно раньше
- Оптимизация замещений и использования запланированных часов
- Удобство и быстрота обмена информацией
- Применение СКУД не обязательно, а при наличии такой системы чувствительно повышается эффективность ее использования
- Любые изменения в графике сразу отражаются в индивидуальные счета сотрудников, а вычисление всех величин рабочего времени происходит автоматически, что позволяет планировщику сразу видеть результаты и быть в курсе причин их изменения.
- Специальный экран позволяет в любой момент сравнить различия между расчетным и фактическим графиком, а также видеть отклонения, к которым они приводят.
|
Вычисление часов для оплаты
К концу месяца программа автоматически вычисляет все переменные элементы рабочего времени, подлежащие оплате или дальнейшему учету. Подробные отчеты в удобной форме позволяют управлять ими перед тем, как передать их для начисления заработной платы. Для Вашего удобства мы программировали шлюзы (интерфейсы) для интеграции с любыми программами для расчета зарплаты, чтобы избежать повторной обработки данных. |
- Автоматизация вычисления всех величин (отклонений) рабочего времени
- Возможность создавать новые алгоритмы вычисления собственных величин (например, часы ночного труда в праздничные дни)
- Экономия времени на вычисление всех видов рабочего времени и на начисление сумм для оплаты
- Экономия времени работы бухгалтеров
- Отсутствие ручных вычислений
- Отсутствие ошибок при расчетах и при сборе и передачи информации
- Минимизация времени для контроля при повышенном комфорте работы с данными
- Уменьшение случаев жалоб работников
|
Отчеты, анализы и статистика: печатаем все!
Встроенный в программу инструментарий позволяет объединять и анализировать все данные и выводить их в виде таблиц и справок. Вот некоторые примеры:
- расчет величин рабочего времени для оплаты (подготовка платежей)
- учет и анализ прогулов
- учет отработанного времени по видам и отклонениям
- счетчики справедливости (работа утром-вечером, работа в выходные и праздники, распределение суббот и воскресений, ночных смен и т.д.)
- официальные праздники и компенсации
- анализы статей бюджета (например, в социальных домах и других бюджетных учреждениях)
- списки персонала по разным параметрам (день рождения, должность, стаж, номера телефонов и т.п.)
- статистика по типу трудовых договоров
- статистика замещений и т.д.
|
- Экономия времени и высокая точность анализа данных и событий
- Гибкое управление данными
- Удобство обмена информацией
- Экспорт данных в форматах PDF или Excel
- Прямая распечатка форм и таблиц – График сменности, Индивидуальные графики, Табель учета рабочего времени или данные для него.
- Прозрачность и ясность отчетности для большей удовлетворенности сотрудников и их руководителей;
- Возможность составлять собственные формы и виды отчетности
- Удобство при проверках Инспекции по труду
- Отсутствие штрафов
В итоге: Все проблемы, неувязки и головные боли, связанные с планированием смен сотрудников и с учетом их отработанного времени уходят в прошлое. Получаем современный инструмент, более похожий на занимательную игру, который охватывает весь спектр задач и выдает желаемые результаты в удобном виде. |
Плановику
