Архивы по рубрикам: Полезно!

Управление работой сложного персонала в сложном режиме в сложных условиях

Информационная система Геокон позволяет извлечь максимум эффективности при необходимости работать с ограниченным/недостаточным числом сотрудников, у которых при этом сложности с организацией рабочего времени и времени отдыха. Если также наблюдается большая текучесть персонала и/или нерегулярность/непредсказуемость  поставок/заказов, то обеспечение как можно более эффективной организации рабочего времени в течении суток, недели и месяца для каждого и для всех сотрудников может оказаться решающим фактором.

У Вас будет мощный инструмент не только для планирования выходов на работу, перерывов и распределения задач сообразно квалификации сотрудников, но и возможность быстро и легко в режиме реального времени вести учет фактически отработанного времени – не ради бухгалтерского и кадрового учета только, но прежде всего ради оптимальных результатов деятельности.

Те руководители, которые используют систему управления рабочим временем Геокон, добиваются повышения производительности труда на 20% и выше, в некоторых случаях сообщают о кратном росте эффективности без увеличения численности персонала и без увеличения ФОТ. Почему так происходит? Да элементарно –  потому-что люди не просто ходят на работу, а еще реально работают. Не выжидают друг друга из-за неудачных графиков работы и перерывов на отдых и на обед, из-за отсутствия в конкретном отрезке времени специалиста нужной квалификации.

При этом наблюдается не ворчание среди работников из-за увеличения нагрузки, а, как не странно, рост удовлетворения и вовлеченности тех же работников. За счет чего? Меньше раздражения и опускания рук из-за плохой организации работы. Гораздо большая справедливость при расчете вознаграждений. Гораздо большая справедливость при организации отгулов и отпусков. Максимально учитываются личные особенности рабочего режима каждого сотрудника. Справедливая оплата сверхурочного труда. Возможность премировать именно тех, кого надо – именно так, как надо. Уменьшение случаев и продолжительности сверхнагрузок, чередующихся с периодами бездействия. Меньше стресса. Больше предсказуемости при организации отпусков и отдыха. Возможность предоставлять работнику отгулы по его просьбе. Возможность привлекать рабочую силу извне – аренда/лизинг персонала – своевременно и удачно за счет сильного улучшения качества планирования.

Можно продолжать перечислять эффекты, которые наблюдаются у клиентов Геокона, но становится понятно главное: когда у всех менеджеров разного уровня (стоимость программного обеспечения Геокон не зависит от числа юзеров) есть всегда доступная информационная система для планирования и учета рабочего времени и времени отдыха всех работников, то это дает КАЧЕСТВЕННЫЙ СКАЧОК в организации существования любого предприятия/учреждения – будь то производство, торговля, охрана, общепит, образование, медицина… Везде, где есть персонал!

А это ускоряет и оптимизирует все процессы. Не только напрямую связанные с планированием и учетом рабочего времени. ВСЕ процессы.

Нехватка персонала, текучесть кадров, простои, больничные…

Информационная система для управления работой персонала “Геокон” позволяет в самых сложных периодах сезона, месяца, недели создать оптимальную организацию работы.

Не нарушая трудовое законодательство, максимально учитывая индивидуальные особенности каждого работника.

Геокон позволит быстро и легко перейти на суммированный учет, на сменный режим работы, на режим работы в гибким или плавающим временем.

При помощи Геокона наилучшим образом управляем отпусками и отгулами.

Конечно, и сверхурочным трудом.

Оптимизация рабочего времени и времени отдыха каждого сотрудника – ключ к решению многих проблем, особенно на производстве или там, где ярко выражена сезонность или зависимость от заказов.

Данные о сотрудниках, об их графиках, неявках и отпусках находятся в общедоступной – для каждого менеджера, кадровика или руководителя – информационной системе. Все действия по планированию и перепланированию рабочего времени происходят на глазах у всех и с учетом всех реальных обстоятельств в режиме реального времени.

Кадровое делопроизводство сильно выигрывает от этой прозрачности и быстродействия. Планировать “вслепую” и затем по десять раз – официально или неофициально – менять графики и распределение персонала больше не приходится.

Цена системы Геокон не зависит от количества юзеров, или “рабочих мест”. Доступ в систему с регламентированными правами можно предоставить каждому – от бригадира до начальника отдела кадров. Необходимость звонить друг другу по много раз, отправлять множество мейлов или обмениваться бумажными справками, экселевскими файлами, заявлениями и прочие – отпадает. Потому что и так все видно и все понятно – как только что-то происходит и первоисточник информации вводит ее в систему, она становится доступна всем. В том числе – и работнику, если такая необходимость есть.

Можно и работникам воспользоваться “волшебством” и удобством Геокона, ибо существует мобильное приложение для работников. В нем можно видеть изменения в своем графике и в графике своего отдела, можно подавать заявления на отпуск, на смену, на отгул… Возможности управления работой персонала с Геоконом таковы, что позволяют вывести эффективность работы всего предприятия/персонала на совершенно новый уровень, о котором даже опытные руководители и не догадываются!

Потому что Геокон – совершенно новое и невиданное до сих пор программное обеспечение. Нужно с ним ближе познакомиться и осознать принципиально новый уровень менеджмента, который он обеспечит.

“Биржа смен”? И это есть.

Если у Вас, с одной стороны, есть некоторый дефицит ресурсов (не хватает сотрудников), а  с другой стороны, есть сотрудники, готовые поработать дополнительно; или же Вы периодически привлекаете сотрудников со стороны (пул резервных/подменных сотрудников; метод резервных бригад), то у Вас периодически возникает необходимость в коммуникации с этими сотрудниками с целью их задействовать (поставить в смены/график, вывести на работу).

Всем знакома проблема  – замена сотрудника.

Как часто это происходит ? Обычно в такой ситуации используются  мессенджеры (whatsapp и т.д.), чаты или обзвон по телефону (не считая сотрудников, до которых Вы можете дотянуться лично).

Какие при этом происходят действия (вариант с чатом, как самый простой):

1. Написать в чат;
2. Посмотреть отклики;
3. Согласовать с конкретным сотрудником детали (в чате, по телефону и т.д.);
4. Вставить сотрудника в свой график (график подразделения/объекта);
5. Вставить сотрудника в его персональный график (или иным способом подтвердить ему, что именно он работает)…

И это только на этапе планирования. Далее нужно не забыть:

1. Убедиться, что сотрудник вышел на смену;
2. Зафиксировать его выход на работу в табеле;
3. Подать табель в бухгалтерию на оплату (возможно отдельным списком – т.к. непостоянный сотрудник).

Довольно много действий, не так ли ?

А что, если (вариант с чатом) можно сделать проще ? Вот как:

1. Пишем в чат то же самое сообщение, дополняя его фразой «Кто хочет – заявку в мобильном приложении Geocon»
2. Через некоторое время смотрим в базе Geocon все поданные заявки и на одной из них (предположим, нам нужен один человек) жмем «Подтвердить». Сотрудник видит это, и все – процесс планирования/перепланирования завершен.

Позже, если сотрудник действительно вышел на работу/смену как надо, то нам нужно будет … Ничего! Нам нужно сделать «Ничего».

Если не вышел (или опаздывает; либо нет связи с ним; либо позвонил в последний момент – не приду) … в один клик ставим ему отсутствие и повторяем пункты 1 и 2 … ну или смиряемся с несовершенством этого мира, где сотрудники договариваются, но не выходят на работу (впрочем не забыв-таки  в одно движение поставить ему отсутствие на работе)

И все.

Что осталось за кадром ?

1. Сотрудник (N-сотрудников), опираясь на информацию из чата, в 5 (примерно) кликов  сделал в своем телефоне заявку на смену.
2. После нажатия кнопки «Подтвердить» сотрудник автоматически (магия) появляется в графике работы подразделения и смена появляется в графике сотрудника (в инф.системе Геокон и в мобильном приложении Геокон)
3. Данные по факту наступления дня работы перекочевывают из плана в табель (если все хорошо; если нет – придется нажать кнопку отсутствия).
4. Табель ушел в бухгалтерию на оплату по итогам отчетного периода (интеграция с 1с, босс- кадровик и т.д. – автоматически).

А как же оповещение сотрудника? – спросит любезный читатель.

«Наглядно», будет ответом:

1. По e-mail.
2. Push уведомление в мобильном приложении (на телефоне android, ios)
3. В графике смен в мобильном приложении.

А если я не хочу писать всем? (а то потом отмахивайся от предложений поработать ….)

Тогда 2-й вариант, также не сложный:

1. Прямо из GeoCon засылаем запрос (примерно 5 движений) одному или нескольким выбранным сотрудникам (можем фильтровать по заданным параметрам).
2. Сотрудник, увидев push уведомление или цветной запрос в своем графике (в мобильном приложении), жмет кнопку «Да».  Далее все аналогично первому варианту, а у всех остальных сотрудников (кому еще отправлялся запрос) этот запрос пропадает (как будто его и не было).

Для тех, кто совсем ценит свое время – сотрудники могут еще и отмечаться (вход/выход) на своем рабочем месте, с помощью приложения (не будет возникать вопрос,  был на работе сотрудник или не был). Впрочем, можно и без этого.

Экономия времени и сил на поиск сотрудников – кратная.

Олег Максименко,

Геокон Санкт Петербург,

05.07.2022 г.