Как работает Геокон на тех предприятиях в РФ, которые купили программу
Рубрики :Полезно!
Даем популярное описание функционирования готового продукта, предназначенной для директного использования в Вашей работе программы Геокон, в 10-ти пунктах:
- В Геоконе создается база данных всех работников. Сведения „заливаются” в Геокон из программы кадрового учета на предприятии (какая есть: 1С ЗУП, Босс-Кадровик, Парус, Бухсофт… любая). Но: в Геокон попадают только те данные из учетной карточки сотрудника, которые имеют отношение к его рабочему времени и времени отдыха (отпусков). Это делается для того, чтобы доступ в базу Геокона можно было дать любому менеджеру или сотруднику – цена программы „Геокон” не зависит от количества юзеров; т.е. от того, сколько человек получат индивидуальный логин и пароль для входа в программу и для работы в ней (или получения информации из нее).
- На предприятии появляется информационная система, единая, защищенная, доступная через интернет каждому сотруднику в любой момент. В этой информационной системе видны все работники, для которых создаются графики отпусков и графики работы (графики сменности). Работники организованы в структурных подразделениях разного уровня. Для каждого работника видно, когда он запланирован в отпуск по официальному Годовому Графику Отпусков; какой у него Индивидуальный График (Режим) Работы: пятидневка, 2/2, 2/3 и т.д. (ст.100 ТК РФ); Недельная Норма рабочего времени; Должность; Квалификации (в Геоконе у одного работника может быть до 16-ти разных квалификаций – чтобы можно было его планировать в разных его качествах).
- Доступ в Геокон предоставляется большой группе сотрудников, которые будут участвовать в процессах планирования и учета рабочего времени: работникам Отдела Кадров; работникам Отдела Труда и Заработной Платы; составителям графиков работы; менеджерам структурных единиц (бригад, звеньен, отделов, групп, экипов); табельщикам; руководителям более крупных, составных структурных единиц и т.д. Все они – Юзеры Геокона с четко определенными правами! Каждый юзер имеет регламентированный доступ только в те структурные единицы, за которые он отвечает, и только к тому функционалу программного обеспечения Геокона, который непосредственно нужен ему. В Геоконе можно создать свыше 150-ти РАЗНЫХ профилей юзеров. Это превращает Геокон в очень удобную, ОБЩЕДОСТУПНУЮ, практичную, интелигентную систему для управления рабочим временем и временем отдыха персонала. Если в программу кадрового учета, или в программу бухгалтерского учета, или в программу управленческого учета на предприятии НЕВОЗМОЖНО дать доступ широкому кругу юзеров, хотя бы только потому, что в них есть информация, которую нежелательно распространять и которая является конфиденциальной или финансовой или персональной, то Информационная Система Геокон создана, наоборот, чтобы можно было подключить в работу, в процессы создания, изменения и совершенствования графиков работы персонала большое число людей. Каждый юзер делает свою долю работы, вносит свою информацию, получает свою информацию, корректирует что надо и видит что надо – прямо на экране своего компьютера, в режиме реального времени. Не нужно больше писать друг другу мейлы, отправлять друг-другу эксельские таблички, расчеты, справки, отчеты, доклады, рапорты и т.д. Не нужно перекидываться бумажными носителями и созваниваться по несколько раз в день – достаточно зайти через свою иконку в Геокон и увидеть все, что хочется знать, прямо в разделах и экранах программы.
- В Геоконе нет денег. Геокон не дублирует работу программы кадрового учета; в Геоконе не осуществляется вычисление зарплаты или иных денежных выплат. Геокон не дублирует программы учета ЗП. В Геоконе есть только ВРЕМЯ! Рабочие и выходные дни, часы, перерывы на обед, отпуска, неявки, отгулы, переработки, фактически отработанные часы, сверхурочный труд, ночные часы, часы работы в выходной день… Есть все необходимые данные и величины в единицах времени, но нет рублей и денежных ставок или, тем более, выплат. Идея Геокона состоит в том, чтобы в нем можно было удобно создавать и изменять графики (План), фиксировать кто сколько фактически отработал (Факт), сравнивать Факт с Планом, вычислять Отклонения и все виды отработанного времени – т.е. провести Учет Фактически Отработанного Времени – и затем все цифры в единицах времени передать (подать, экспортировать) удобным для клиента образом в ОТиЗ и в программу для расчета ЗП, где уже официально и безошибочно вычислить размер денежных выплат, компенсаций, премий, надбавок и т.д. – как и без Геокона это делали в ОТиЗ раньше.
- Составители графиков (они же – младшие менеджеры, или линейные менеджеры, или старшие сестры в больницах и т.д.) создают в Геоконе реальные, прагматичные, целесообразные и, что самое интересное, ЗАКОНОСООБРАЗНЫЕ графики выходов на работу своих подопечных. Да, Геокон работает таким образом, что даже человек, который не имеет никакого представления о том, что такое кадровое дело и кадровый учет и ТК РФ, может в Геоконе создать легко и быстро безупречный график работы для всего своего коллектива и для каждого человека в отдельности при соблюдений ПВТР, ТК РФ и потребностей в персонале той или иной квалификации в зависимости от сезона, от технологической обстановки, от накопления переработок, от числа заболевших или уволившихся прямо сегодня, от всех тех факторов, которые влияют на организацию эффективной работы людей в коллективах.
- Созданные графики и вносимые ежедневно Изменения в графиках видны онлайн как всем коллегам по горизонтали, так и всем начальникам по вертикали йерархии на предприятии. Не только им – видны сразу и любому сотруднику, к которому они относятся, и всем его коллегам, которых они касаются – непосредственно или только для сведения. Изменения в кадровой ситуации (болезни, увольнения, новые назначения) поступают в Геокон либо сверху вниз (из ОК в базу данных Геокона); либо снизу вверх (от младших менеджеров или табельщиков в базу данных Геокона); либо и так, и этак. Изменения в технологической (производственной, реальной ситуации „на земле”) быстро находят свое решение путем изменений распределения персонала на производстве, в т.ч. путем изменения в графиков работы, отдыха и отпусков работников в Геоконе. Эти изменения СРАЗУ видны ВСЕМ на экранах их рабочих компьютеров.
- Изменения, которые ежедневно происходят и которые изначально осуществляются Отделом Кадров, мы называем на жаргоне „кадровые явки”, „кадровые отсутствия” и т.п. Они сначала возникают в программе кадрого делопроизводства и не попадают в Геокон сразу и автоматически: эти две программы связаны, но ит.нтегрируются меж собой путем обмена файлами с данными. Обычно, раз в сутки (обычно ночью) из Кадровой Программы автоматически выгружается в сторону Геокона файл с обновлениями за истекший день: данные о заболевших, уволившихся и новоназначенных сотрудниках, об изменениях в трудовых договорах, об изменениях в индивидуальных режимах работы и отдыха или же недельной нормы. Утром в Геоконе юзеры видят свои экраны обновленными и заполненными новой информацией из отдела кадров. Юзеры по местам изменяют оперативно графики и отсылают работникам измененный индивидуальный график – по эл.почте например. Такие коррекции графиков мы называем на жаргоне „управленчесие смены или явки”, „управленческие неявки” и т.д. В программе их можно обозначать отличающимися аббревиатурами или цветом, чтобы было однозначно видно, какое планирование осуществлялось из Отдела Кадров и какое – „на земле” менеджерами.
- В экране Геокона, предназначенном для ведения регистрации реального присутствия и отстутствия работников, ведется Учет Рабочего Времени и заполняется Черновик Табеля Учета. Учет фактически отработанного времени производится по реальному времени прихода и ухода работников. Это можно делать автоматически или вручную. И тот, и другой вариант достаточно быстры. Почему? При автоматизации учета Геокон интегрируется со СКУД-ами. Подобно тому, как в Геокон по ночам ежесуточно поступает информация из Отдела кадров, в учетные экраны Геокона поступает файл с данными из СКУД-а за истекшие сутки, по всем работникам. Утром все юзеры видят в Геоконе: каким был последний актуальный график работы работника за вчерашний день, как работник реально его отработал и какие отклонения при этом он допустил (опоздал, не пришел, задержался, недоработал, переработал, заменился, прогулял, заболел и т.д.). Программа Геокон автоматически создает черновой (или же сразу беловой – как угодно клиенту) Табель Учета за истекший день, неделю, две недели, месяц, квартал и т.д. Можно в любой момент прямо из Геокона печатать форму Т-12 как табличку экселя или же экспортировать Табель в ОТиЗ. В Геоконе накопляем ту информацию о фактически случившихся событиях, которая нам нужна: предварительная, черновая, согласованная, несогласованная, красивая и т.д. Эту информацию можно печатать на бумаге, можно из нее генерировать многочисленные справки и отчеты, можно просто смотреть на нее для сведения на своем компьютере. Геокон ВСЕГДА автоматизированно считает Отклонения Факта от Плана и от Нормы. Поэтому каждому юзеру Геокона в рюбой момент видна актуальная информациа О ПЕРЕРАБОТКАХ каждого работника. Геокон не позволяет накопить чрезмерные переработки ни за какой период времени, ни при каком периоде суммированного учета и ни при каких обстоятельствах. Это Информационная Система для ведения ежедневной актуальной правдивой и реальной информации про рабочее время и про отпуска многими сотрудниками предприятия.
- Но в Геоконе не просто отображается Факт на базе идущей из СКУД информации о событиях „вход-выход”. Геокон „видит” График, „видит” все требования к учету, „распознает” любое время суток, недели, месяца и года – ночное время, выходные дни, праздники, предпразничные дни. Геокон не просто посчитает суммарную отработку или часы отклонений. По заранее заданным китериям и алгоритмам, Геокон автоматизированно посчитает ЛЮБУЮ величину рабочего времени или времени отдыха или дней отпусков: часы работы в ночное время, часы работы в выходной день, часы работы в праздничный день, часы сверхурочного труда, часы за неделю, месяц или квартал. Данные по суммированному учету постоянно находятся перед глазами юзеров и они могут в любой момент реагировать на превышение часов переработок. Причем реагировать не по факту, т.е. когда нарушение уже свершилось, а реагировать ДО ТОГО, ПО ПЛАНУ! Имея такой инструмент, как Геокон, составители графиков своевременно вносят коррекции – дают отгулы, выгоняют в отпуск, добавляют смены, сокращают смены и прочие с тем, чтобы не образовались переработки свыше 120 часов в год или за любой иной период времени. Все величины отработанного времени, отстутствий и отпусков Геокон экспортирует в программу ЗУП (БК, Парус…) не по какому-то обязательному шаблону, а строго индивидуально: иными словами, интеграция между Геоконом и программой, в которой смитают зарплату, настраивается так, как удобно клиенту и сообразно тем особенностям, с которыми у него принято считать разные виды времени и начислять зарплату.
- В Геоконе можно вести графики работы и сменности любого типа и любой сложности. В Геоконе можно вести суммированный учет с любым периодом, причем в разных подразделениях это могут быть разные периоды. В Геоконе можно управлять рабочим временем персонала из разных юр. лиц, в т.ч. привлеченных по аутсорсингу. В Геоконе могут полноценно работать сотрудники, у которых отсутствует какая либо квалификация бухгалтера, кадровика или специалиста по ЧР и кадровому учету. Обучиться работать в Геоконе, делать графики, вести учет, добавлять информацию и вытаскивать информацию может каждый – быстро и легко. Геокон обеспечит ГИГАНТСКУЮ экономию времени на осуществление всех процессов планирования работы персонала и учета его фактической отработки, отсутствий и отпусков и облегчит жизнь всем – и менеджерам, и кадровикам, и зарплатникам, и самим работникам. Больше всего – тем, кто должен руководить человеческими ресурсами и организовывать их для непосредственного выполнения поставленных производственных задач.