PlanProfessional
График смен (графики работы, графики выхода на работу, ступенчатые графики, гибкие графики, какие угодно графики) сотрудников – легко, удобно, быстро!
Не обязательно иметь сменный режим работы, чтобы использовать Геокон для планирования выходов на работу, отпусков и прочих явок и неявок Ваших сотрудников. Очень удобно делать любые графики, переделывать их хоть три раза в день, заносить фактически отработанное время сотрудников, следить за Отклонениями Факта от Графика .
График сменности персонала на будущий месяц создается с использованием:
- Предварительно заданных требований к количеству и квалификации сотрудников, присутствием которых должен быть обеспечен каждый рабочий день, будь то будний или выходной, и каждая смена в каждом подразделении
- Экрана регистрации предварительных индивидуальных пожеланий сотрудников
- Официального Годового графика отпусков
- Накопленного сальдо отработанных часов (переработки/недоработки) к началу периода планирования
- Сальдо часов в конце месяца (разница План минус Норма, разница Факт минус План) и к концу года (учетного периода по Суммированному учету рабочего времени)
- Удобного Производственного календаря с выделением праздничных и выходных дней
- Параметров трудового договора каждого сотрудника и его личных качеств и особенностей.
Посмотрите главный экран программы: видео на Youtube. Если видео недоступно, пишите нам: ссылка
Годовой график отпусков
Годовой (и соответственно помесячный) график отпусков – неотъемлемая часть процесса планирования и обычно уже существует к началу изготовления графика сменности на будущий месяц. Для каждого сотрудника ведем учет использованного и неиспользованного времени отпуска.
Экран графика отпусков, на базе которого можно печатать форму Т-7, может выглядеть например так:
Логично, примерно также будет выглядеть начальный, нулевой экран, в котором Ваш плановик/составитель графиков/линейный менеджер/старшая медсестра станет составлять график сменности на тот же месяц август – ему же надо учитывать, кто в отпуск уходит по графику в августе; у кого обучение предусмотрено; у кого какие особенности по трудовому договору (месячная норма) и пр. Вот он:
А вот и скриншот реальной Формы Т-7, подготовленной для печати графика отпусков в программе Геокона для нужд конкретного заказчика:
Создание графика смен на будущий месяц (смотрите видео). Если видео недоступно, пишите нам: ссылка
Приступая к планированию нового графика, автоматически получаем на экран перечень сотрудников планируемого отдела, их текущие сальдо и все необходимые параметры – норма часов, предварительные желания по сменности, по неявкам и отпускам и т.д.
Ввод смен в график осуществляется следующим образом:
- Вручную, выбирая кнопку с аббревиатурой смены;
- Путем вызова на экран (загрузки) индивидуального графика работы каждого сотрудника согласно трудовому договору (этот график в нашей программе называется “цикл”: в Геоконе можно создавать неограниченное количество разных “циклов”, т.е. индивидуальных графиков выхода на работу, повторяющихся неизменно во времени);
- Используя функцию ускоренного планирования – чтобы можно было минут за пятнадцать составить графики сотрудников всего подразделения до конца года, выйти на возможные (или запланированные) цифры по переработкам к 31-му декабря и затем оптимизировать всю ситуацию;
- Комбинируя вышеупомянутые способы.
Посмотрите как выглядит один из возможных вариантов готового графика смен на м.август, который мы составили для иллюстрации:
Программа ведет постоянный контроль заполнения смен сообразно требуемому количеству сотрудников заданной квалификации на каждый день и в каждую смену.
Проверяем соответствие создаваемого графика заданным критериям следующим образом:
- В нижней части экрана отображается нехватка (в красном) или излишество (в синем) числа работников, которые выходят в одну и ту же смену (числа в последних трех строках)
- Там же отображается обеспечение или недостача назначаемых в смену работников требуемых квалификаций
- На экране идет в реальном времени расчет суммы рабочих часов планируемых смен за месяц. Видна месячная норма часов каждого сотрудника и планируемые отклонения от нее (при ведении суммированного учета рабочего времени)
- На экране идет онлайн-расчет рабочего сальдо каждого сотрудника (разность между месячной нормой часов и количеством планированных к отработке часов за месяц). Тем самым имеем всегда полный контроль над годовой переработкой (120 ч. в год), в т.ч. конечно при ведении Суммированного учета рабочего времени за любой учетный период (месяц – квартал – год).
Суточная диаграмма распределения смен и количества (в т.ч. по квалификациям) работников:
Регистрация выполнения сотрудниками план-графика = фиксация факта прихода и ухода сотрудников = учет фактически отработанного каждым сотрудником времени = Табель учета рабочего времени (ТУРВ)
После завершения работы по планированию (кнопка “ГРАФИК”) готовый График сменности „закрывается на ключ“, а вся информация в нем копируется в новый экран: “ТАБЕЛЬ” (кнопка “ТАБЕЛЬ” или “Учет” или “Факт”, как назовем). Тем самым План (официальный ГРАФИК) остается в неизменном виде, а все отклонения от плана, имеющие место в жизни, отражаются на экране “ТАБЕЛЬ”:
В экране “ТАБЕЛЬ” можно оперативно изменять официальный график, распечатывать с него актуализированные графики сотрудников и параллельно вести учет факта – по мере завершения рабочего дня (смены). С экрана “ТАБЕЛЬ” по окончанию месяца можно печатать форму Т-12:
Для того, чтобы кроме аббревиатуры смены можно было видеть в графике (или в табеле) и часы ее продолжительности, можно воспользоваться недельным видом графика:
