Менеджеру. Плановику. Табельщику.

Возможности программы Geocon на разных этапах    ее работы

Пользы для менеджера, который составляет графики или ведет учет

Подготовка

Geocon  предоставляет возможность зафиксировать предварительно то оптимальное число сотрудников (сообразно их квалификациям и должностям), которое потребуется для выполнения задач в определенном подразделении час за часом круглые сутки, для каждого дня недели, для каждой смены или периода времени. Имея эти параметры (количества и квалификации требуемых сотрудников), наша программа найдет лучший вариант использования персонала.

  •  Удобный инструмент для моделирования графиков работы (сменности) сотрудников
  • Защита от ошибок и от неправильного распределения сотрудников по сменам и по  дням недели
  • Возможность максимально справедливо и полноценно распределять ночные смены и работу в праздники и в выходные дни
  • Программа отвечает высочайшим требованиям к качеству сервиса, направленного на оптимизацию человеческих и финансовых ресурсов.

Предварительные шаги

Плановик сможет легко подготовить и учесть множество обстоятельств, прежде чем составить график, имея возможность регистрировать и просматривать их в специальных экранах:

  • Планирование отпусков и других подлежащих планированию неявок (отсутствий, отгулов и пр.)
  • Регистрация и учет пожеланий сотрудников насчет их смен и отгулов
  • Планирование режимов сменности/ индивидуальных графиков (циклов) работы
  • Планирование дежурств на дому и пр.
  • Предвосхищение событий, потенциально критических (такие как пик летних отпусков, организация сотрудников для замещения отсутствующих, обучения, тренинги, проверки, технологические или сезонные пики и др.)
  • Не составит особого труда принять во внимание пожелания сотрудников насчет их смен и отгулов: для их своевременной и надежной регистрации создан специальный экран
  • В отдельном экране можно составить план отпусков на год, два или три года вперед
  • Информация о запланированных отпусках и о пожеланиях сотрудников автоматически появляются на рабочий экран при старте составления графика на будущий месяц

Планирование

Программа позволяет автоматически, в соответствии с установленными требованиями, генерировать графики работы (сменности) на будущий месяц в нескольких режимах:

  • полностью автоматизированный график (без учета предварительно заданных циклов)
  • с использованием предварительно заданных индивидуальных циклов (индивидуальных графиков) сотрудников
  • параллельный/совмещенный график дежурств на дому и поддежуриваний
  • с ручным регулированием, при необходимости.
    Планирование ведется с применением неограниченного числа смен и неявок разных типов и с учетом четырех главных критериев:
    1. Удовлетворение потребностей в персонале
    2. Учет пожеланий сотрудников
    3. Минимизация сверхурочного труда
    4. Соблюдение норм ТК и внутренних правил
  • Экономия времени на создание графиков
  • Оптимизация планируемых рабочих смен и часов
  • Оптимальное распределение сотрудников сообразно их первой, второй или третьей квалификации
  • Ликвидация ошибок при планировании
  • Недопущение нарушений ТК
  • Повышение удовлетворенности сотрудников
  • Прослеживаемость действий и событий
  • Свободно конфигурируемые и типовые формы для печати
  • Отсутствие жалоб и претензий сотрудников

Программа калькулирует возможные оптимальные варианты Вашего графика и выявляет возможные нарушения правил внутреннего распорядка и требований законодательства.
После того, как график полностью готов, программа будет хранить его в удобном виде, для того, чтобы можно было в любой момент сравнивать план с фактическим его претворением в жизнь. И печатать необходимые документы.

Учет

Программа Geocon позволяет записывать с помощью одного щелчка мыши любые изменения в план-графике за текущий месяц:

  • изменение смены /продолжительности смены
  • неявки / отсутствия / больничные и пр.
  • сверхурочные часы
  • опоздания и отлучки
  • часы работы по вызову
  • часы работы сотрудника не в своем подразделении
  • замещения и т.д.
    Легко и наглядно производится учет фактически отработанного каждым сотрудником времени. Программа может получать данные о входе/выходе сотрудников из системы контроля доступа (СКУД); применять при этом полностью автоматизированный, ручной или смешанный способ их обработки.
  • Простота и удобство; экономия времени для изготовления отчетов
  • Минимизация ошибок и упущений
  • Предвосхищение дисбаланса часов как можно раньше
  • Оптимизация замещений и использования запланированных часов
  • Удобство и быстрота обмена информацией
  • Применение СКУД не обязательно, а при наличии такой системы чувствительно повышается эффективность ее использования
  • Любые изменения в графике сразу отражаются в индивидуальные счета сотрудников, а вычисление всех величин рабочего времени происходит автоматически, что позволяет планировщику сразу видеть результаты и быть в курсе причин их изменения.
  • Специальный экран позволяет в любой момент сравнить различия между расчетным и фактическим графиком, а также видеть отклонения, к которым они приводят.

Вычисление часов для оплаты

К концу месяца программа автоматически вычисляет все переменные элементы рабочего времени, подлежащие оплате или дальнейшему учету. Подробные отчеты в удобной форме позволяют управлять ими перед тем, как передать их для начисления заработной платы. Для Вашего удобства мы программировали шлюзы (интерфейсы) для интеграции с любыми программами для расчета зарплаты, чтобы избежать повторной обработки данных.

  • Автоматизация вычисления всех величин (отклонений) рабочего времени
  • Возможность создавать новые алгоритмы вычисления собственных величин (например, часы ночного труда в праздничные дни)
  • Экономия времени на вычисление всех видов рабочего времени и на начисление сумм для оплаты
  • Экономия времени работы бухгалтеров
  • Отсутствие ручных вычислений
  • Отсутствие ошибок при расчетах и при сборе и передачи информации
  • Минимизация времени для контроля при повышенном комфорте работы с данными
  • Уменьшение случаев жалоб работников

Отчеты, анализы и статистика: печатаем все!

Встроенный в программу инструментарий позволяет объединять и анализировать все данные и выводить их в виде таблиц и справок. Вот некоторые примеры:

  • расчет величин рабочего времени для оплаты (подготовка платежей)
  • учет и анализ прогулов
  • учет отработанного времени по видам и отклонениям
  • счетчики справедливости (работа утром-вечером, работа в выходные и праздники, распределение суббот и воскресений, ночных смен и т.д.)
  • официальные праздники и компенсации
  • анализы статей бюджета (например, в социальных домах и других бюджетных учреждениях)
  • списки персонала по разным параметрам (день рождения, должность, стаж, номера телефонов и т.п.)
  • статистика по типу трудовых договоров
  • статистика замещений и т.д.
  • Экономия времени и высокая точность анализа данных и событий
  • Гибкое управление данными
  • Удобство обмена информацией
  • Экспорт данных в форматах PDF или Excel
  • Прямая распечатка форм и таблиц – График сменности, Индивидуальные графики, Табель учета рабочего времени или данные для него.
  • Прозрачность и ясность отчетности для большей удовлетворенности сотрудников и их руководителей;
  • Возможность составлять собственные формы и виды отчетности
  • Удобство при проверках Инспекции по труду
  • Отсутствие штрафов

В итоге: Все проблемы, неувязки и головные боли, связанные с планированием смен сотрудников и с учетом их отработанного времени уходят в прошлое. Получаем современный инструмент, более похожий на занимательную игру, который охватывает весь спектр задач и выдает желаемые результаты в удобном виде.

 

Adobe-PDF-Export-37Плановику

 

Блок-схема программы1140