В своей работе мы сталкиваемся как раз с этим “феноменом”. Попробуем рассказать, как понимают слово „график”.
Когда кадровики назначают на работу нового сотрудника (или перезаключают трудовой договор с сотрудником), один из параметров – т.н. „график работы”, или же „режим работы” сотрудника. Это – индивидуальный параметр. Этот „график” относится конкретно к данному сотруднику. Недельная норма часов – определяющая величина для кадровиков, а позже – для бухгалтеров по зарплате, которым нужно учитывать фактически отработанное сотрудником время и платить ему зарплату, исходя из этого.
Если режим сотрудника – пятидневка, то его „график” (в Геоконе мы его называем „индивидуальный график”) представляет собой 5 явок по 8 часов по будним дням и два выходные дня – суббота и воскресенье. Если сотруднику назначен сменный график (или иной, отличающийся от стандартной пятидневки режим работы), то число его рабочих часов за день может варьировать, ровно как и его выходные дни – они могут выпадать на разные дни недели. Возьмем для примера „график” работы 2/2. Чаще всего это чередование двух дней по 12 часов за смену и двух дней выходных. Работнику закреплен „график” 2 через 2 и ему можно хоть на год вперед расписать, какие дни будут рабочими и какие – выходными. Зачастую ВСЯ работа по планированию рабочего времени сводится ТОЛЬКО к этому.
Кадровикам и зарплатникам важно то, что есть дни, в которых работник отрабатывает по 12 часов, и что есть у него выходные дни. Часто это называется „явки” и „неявки”. Чтобы составить график на месяц или на год, им достаточно заполнить ячейки таблицы буквами Я и Н (к примеру) – и „график” готов. За буквой „Я” кроются 12 часов отработанных, за буквой „Н” – выходной день. Чтобы посчитать, сколько часов отработал/переработал/недоработал за месяц работник на таком „графике”, достаточно получить информацию, какие „отклонения” были по факту от индивидуального „графика” и как они выглядят в часах всего за месяц. Иногда, из-за разных тарифов оплаты, приходится учитывать отдельно те часы, которые работник отработал ночью, в праздник, в выходной день, сверхурочно и т.д. Эти данные нужны бухгалтерам по зарплате, чтобы заполнить Табель Учета Рабочего Времени для каждого работника и вычислить, сколько всего денег нужно заплатить каждому за фактически отработанные часы разного типа.
То, что характерно для таких „графиков”, которые обычно составляются сотрудниками Отдела Кадров, это – отсутствие более детальной информации о реальном времени планированного присутствия на работе: о реальном времени начала и конца рабочей смены, о реальном времени выхода на перерыв на обед и т.д. Специалистам ОК и ОТиЗ эта информация не нужна и не важна. Для них не имеет значения, в 8:00 начинает свою смену работник, или в 9:00, или в 11:00. Для них не имеет значения, когда именно происходит перерыв на обед – с 12 до 13, или же с 14 до 15. При составлении „графиков”, о которых шла речь выше, подобные параметры рабочего времени не берутся во внимание, т.к. они не важны для кадрового учета.
Для кого они могут быть важными на самом деле?
Чаще всего, это очень и очень важные параметры для начальников цехов, бригад и смен, для менеджеров коллективов – отделов, звеньев, групп… Для тех людей, перед которыми стоит задача выполнить определенную работу силами работников, которые находятся в их распоряжении. Назовем этих людей „менеджерами” – это могут быть и самые младшие руководящие должности, или, например, в больницах – старшая медсестра отделения.
Менеджерам совсем не все равно во сколько именно выйдет на работу тот или иной работник. Им очень важно, в какое время тот или иной работник выйдет на обеденный перерыв или закончит свой рабочий день. Им, менеджерам, очень и очень важно, когда работник определенной квалификации выходит в отпуск или заболевает: чтобы предприятие/компания/организация/служба работала и выполняла свои функции и задачи, чтобы не было хаоса, рисков и убытков. Иногда нужно, чтобы все работники звена выходили на работу в один и тот же час. Но зато нужно, чтобы они выходили на перерыв не в одно и то же время. Чтобы заканчивали рабочий день не в одно и то же время. Тех, кто заболел, или ушел в отпуск, или просто прогулял, нужно кем-то срочно заменять: Кто решает кем? Кадровики? Менеджер? Табельщик? Генеральный директор?
Так называемый „индивидуальный график”, который согласно трудовому договору привязывается к работнику, зачастую „привязывает” руки и ноги менеджерам. Чтобы выполнить свои обязательства, они вынуждены нарушать и „индивидуальные графики” (мы их называем еще „кадровыми графиками” или „кадровыми явками/неявками”), и ТД, и ПВТР, и ТК. Менеджеры и работники вынуждены (из-за отсутствия реалистических графиков) создавать некий „Факт”, который затем создает огромные проблемы сотрудникам ОТиЗ. Которым надо каким-то образом официализировать его без нарушений чего-либо. Которым нужен “красивый табель”. А на деле? Накапливается сверхурочный труд в размерах, которые невозможно привести в норму. Накапливаются проблемы с отпусками. С отгулами. С замещением. Накапливается недовольство у менеджеров. Их обвиняют в том, в чем они не виноваты. Их ставят ежедневно перед тяжелым выбором: сделать дело или нарушить трудовое законодательство. Накапливается недовольство и у работников. Они не понимают, почему порой просто сидят и ничего не делают, а в другой раз остаются работать по несколько часов „после уроков”. Они не могут выйти в отпуск, когда это нужно им и их семьям. Их заставляют делать то, что не входит в их обязанности.
Становимся свидетелями плохой организации работы коллективов. Отсюда – текучка. Увольняются работники. Увольняются менеджеры. Увольняются бухгалтера из ОТиЗ. Рекрутерам сложно нанимать на работу новых сотрудников – у них руки тоже завязаны жесткими и неудобными рамками устаревших традиций и рутины в вопросах управления рабочим временем и временем отдыха персонала. Высшим руководителям некогда обращать внимание на эти вопросы – рутина же! Это же кадровики все должны уметь, знать, и организовывать!
На выходе имеем плохо организованное предприятие с плохой эффективностью и плохими результатами.
Только потому, что там нет понимания, что такое „оптимальные графики работы коллективов”. Что важно не только планирование и учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника по отдельности, но и синхронизация и оптимизация процессов планирования рабочего времени в рамках структурных единиц. Что стоит обратить внимание на эти вопросы и сделать новое, отвечающее реальностям, распределение ответственности и обязанностей по составлению индивидуальных и коллективных графиков работы между кадровиками, менеджерами разных уровней и бухгалтерами по учету фактически отработанного времени и начислению зарплаты за него.
„Геокон” – программное обеспечение, которое позволяет решать эффективно эти проблемы. Когда есть Геокон, есть хорошая организация работы и отдыха всех и каждого – и в крупных, и в небольших коллективах. Есть хороший, быстрый, безошибочный, своевременный обмен информацией между отделами и службами, между живыми людьми, руководящими разными процессами – как по вертикали, так и по горизонтали управленческой структуры предприятия или учреждения. Гарантирована обратная связь и обеспечен здравый смысл. Не ради галочки – ради ощутимого успеха!
Больше никто никого не ставит перед фактом. Никто не работает „вслепую”. Никто не упрекает никого. Виноватых больше нет. Есть только довольные.
Это уже проверено. Работает.
