архивы автора: admin

Наиболее распространенные вопросы по программному обеспечению для составления графиков:

Рубрики :News

  1. Существует ли ограничение на количество сотрудников?

Нет, нет ограничений на количество сотрудников.

 

  1. Можно ли создать произвольную структуру организации?

Да, вы можете создать любую структуру компании или группы компаний.

 

  1. Сколько смен может быть создано?

Количество смен не ограничено.

 

  1. Сколько пользователей могут работать с программой?

Программа позволяет одновременную работу многих пользователей.

У каждого из них есть свое имя пользователя и пароль, а также определенный уровень доступа, установленный в соответствии с пожеланиями клиента.

 

  1. Можем ли установить разные периоды СУРВ?

Да. В разных подразделениях могут быть разные учетные периоды.

 

  1. Можем ли создавать график на несколько месяцев вперед?

График может быть составлен на несколько лет вперед. Все графики, созданные в программе, сохраняются и могут использоваться для справок и анализов, если это необходимо.

 

  1. Можем ли создать годовой график отпусков в программе?

Да, в программе есть специальные экраны для составления ежегодных графиков отпусков (и любых отсутствий) сотрудников.

 

  1. Можем ли создавать неявки в программе?

Да, можно создавать различные виды отсутствий (неявок), которые используются в организации: отпуска, больничные, обучения и т.д.

 

  1. Может ли программа автоматически рассчитывать норму и часы работы сотрудников?

Да, она имеет возможность рассчитывать и работать с разными нормами рабочего времени,  например — пятидневным, шестидневным, ненормированным, вахтовым режимом.

 

  1. Можем ли автоматически создать график сотрудников в программе?

Да, но лучше использовать комбинированный тип — вручную и автоматически.

 

  1. Есть ли у сотрудников возможность внести различные изменения в своем графике? Например: Могут ли они подать заявление на отпуск через программу?

В программе есть дополнительный модуль, называемый модулем самообслуживания, и через него сотрудники имеют возможность самостоятельно онлайн отправлять свои запросы на отпуск, в какие смены желают работать и пр.

 

  1. Можем ли узнать, какие изменения наступили в табеле?

Да, всегда можете проверить различия между планом и фактом.

 

  1. Может ли сотрудник иметь расписание в двух разных отделах, и можно ли увидеть в программе, когда и в каком отделе работает?

В программе есть функция, при помощи которой сотрудник будет отображаться в расписании обоих отделов, в которых он запланирован.

 

  1. Может ли программа генерировать табель учета и другие распечатки?

Да, и много других распечаток.

 

  1. Может ли программа быть связана с программами бухгалтерского учета?

В результате интеграции программы Геокон с программами бухгалтерского учета она автоматизирует экспорт информации о графиках и надбавках сотрудников в бухгалтерскую программу/программу расчета ЗП.

 

  1. Можно ли подключить программу Геокон к системе контроля доступа?

Да, события из системы контроля доступа могут отправляться в Геокон. Там они сравниваются с графиком и вычисляются отклонения.

 

  1. Может ли программа предупреждать о нарушениях ТК или ПВР в графиках?

Программа интегрирована с трудовым законодательством страны, и это позволяет следить о нарушениях Трудового Кодекса.

Использование специализированной программы для графиков в организации является эффективным решением для более точного администрирования данных сотрудников, четкого расписания и управления самым важным ресурсом — человеческим.


Мы повысили лояльность сотрудников в 1,5 раза. Просто автоматизировали некоторые процессы

Рубрики :News

© 06.08.2018

Более 70% наших сотрудников готовы рекомендовать компанию своим знакомым. Но к этому мы пришли не сразу.

Об авторе

Юлия Батальцева (профиль в Facebook)

HR-директор компании ELMA, руководитель федерального образовательного проекта IT UNIVER (Ижевск, Киров).

Закончила Удмуртский Государственный Университет. Совокупный опыт работы 14 лет: прошла путь от продаж до руководства HR-департаментом. Два года руководила отделом Обучения и развития в компании Фармаимпекс. С 2010 занимается HR в ИТ-отрасли. С 2016 работает на позиции HR-директора компании ELMA, за последние 1,5 года увеличила штат с 60 до 250 сотрудников.


Два года назад перед нами стояла задача вдвое увеличить штат компании. Следует пояснить: мы работаем в Ижевске, где на 650 тысяч населения около 60 крупных ИТ-компаний и всего 2 вуза, выпускающих технических специалистов. С учетом того, что каждый год в городе открываются филиалы федеральных компаний, конкуренция за ИТ-кадры — просто невероятная.

Тем не менее в 2016 году нам удалось удвоить численный состав, а в 2017 году повторить подвиг и снова вырасти вдвое. При этом индекс eNPS в 2017 в компании был равен 60. Это значит, что более 70% наших сотрудников — промоутеры, которые готовы рекомендовать компанию своим знакомым. Но к этому мы пришли не сразу.

Как начинали

На таком конкурентном рынке добиться цели стандартным рекрутингом невозможно. Рост зарплатных предложений давно достиг предела, все игроки предлагают примерно одинаковые вознаграждения и пакеты условий. Следовательно, рост мог быть только интенсивным — повышение качества внутренних процессов.

Мы начали с того, что изучили мотивационные факторы. Провели анонимный опрос сотрудников и с удивлением обнаружили невысокий показатель eNPS. Исследование показало, что сотрудникам не хватало четко поставленных процессов по обеспечению условий работы, потому они не могли без оговорок советовать компанию своим знакомым.

Честно признаюсь, мы были удивлены. Ведь в тот момент мы ощущали себя зрелой компанией с выстроенной системой карьерного и профессионального роста, конкурентной зарплатой и сильной корпоративной культурой. Нам удалось даже обнаружить несколько показательных симптомов, которые наиболее выразительно показывают несовершенство процессов.

Симптом 1

Забыли поздравить сотрудника с юбилеем работы в компании. Причина банальна — сотрудница была в декретном отпуске, и при формировании списков и подсчете общего стажа допустили ошибку. Это была классическая ошибка HR-процесса. В качестве подарка шла брендированная толстовка индивидуального пошива, быстро сориентироваться и выдать подарок из запасов — задача нереальная. Обида на компанию была крайне серьезной.

Из этого симптома мы сформулировали первый демотивирующий фактор — непрозрачность внутренних процессов по поддержанию лояльности сотрудников.

Симптом 2

При традиционном опросе сотрудников несколько человек посетовали «я чувствую себя винтиком, я не понимаю свою роль в компании», снижалась мотивация сотрудников. Один из опрашиваемых объяснил нежелание советовать компанию друзьям отсутствием общей картины работы.

Здесь мы сформулировали второй фактор — отсутствие общей картины развития компании. Когда компания была небольшой, каждый понимал, чем занимается соседний отдел и понимал свой вклад в общее развитие компании. При росте компании до 250 человек необходим был инструмент, который бы доносил до каждого сотрудника его важную роль в общей динамике.

Что мы делали

Мы приступили к системным исправлениям проблем. Начали с того, что перенесли контроль за поздравлениями в нашу корпоративную систему в виде описанного процесса (мы пользуемся собственным продуктом — BPM-системой ELMA).

Теперь не сотрудник, а программа напоминает необходимым специалистам о дне рождения, окончании испытательного срока или юбилейном сроке работы в компании. Напоминания приходят одновременно HR-менеджеру и непосредственному руководителю. Если ответственный за поздравление находится в отпуске, задача автоматически переадресовывается на заместителя. С тех пор мы больше не совершали обидные промахи, связанные с личными праздниками, и не получали обвинений во невнимательности к коллегам.

Далее начали решать проблему недостаточной информированности сотрудников о работе других отделов. Ранее мы решили делать ежемесячную корпоративную газету. Здесь ничего удивительного, во многих компаниях есть некое внутреннее информационное издание или корпоративный блог. Интересно то, как мы подошли к созданию газеты — этот процесс мы тоже перенесли в систему в виде типовой схемы.

Ежемесячно 25 числа все руководители получают автоматическую задачу «Предоставить новость в газету» с ограниченным сроком выполнения. Уже 27 числа HR-директор и внутренний редактор получают единый файл с текстами всех новостей. Они вносят правки, пропускают процесс дальше — и задача по маршруту уходит в типографию. Офис-менеджеру автоматически выдается поручение забрать тираж. Таким образом, газета выходит регулярно и при том не является головной болью HR-специалиста.

Со временем мы добавили в систему новые HR-процессы. К напоминаниям о юбилеях работы и испытательных сроках мы добавили премирование за рекомендации кандидатов. Этот процесс перешел в систему под названием «Приведи друга — получи бонус», он включает в себя автоматическую задачу в бухгалтерию на выдачу премии.

В системе автоматизированы все задачи по обеспечению бытовых условий: запросы на мебель, воду, кондиционирование и т.п. уходят в рамках процессов. Сотрудник не задумывается о том, к кому бежать, чтобы решить мелкую бытовую задачку: ему достаточно оформить заявку в системе, а маршрут определяется автоматически по входящим данным.

Что в итоге

Результат не заставил себя ждать: индекс eNPS вырос в 1,5 раза. В новом опросе сотрудники отмечали повышение скорости реакций на запросы в HR-отдел, а также выросли показатели по эмоциональной атмосфере и качеству бытовых условий. В значительной степени возросли показатели мотивации.

Теперь люди чувствуют себя комфортно внутри компании и советуют нас своим знакомым — по результатам 2017 года 46 человек пришли по рекомендации сотрудников. За первую половину 2018 года 28 принятых в штат также пришли по рекомендации коллег.

Хочется подчеркнуть чистоту результатов. За это время мы не делали ничего масштабного с корпоративной культурой, не привлекали никаких сверх-ресурсов, не ставили в офисе кофе-машины или массажные кресла, не проводили дорогостоящие тимбилдинги и тренинги. Просто привели в порядок то, что уже было, и автоматизировали HR-процессы.

Итак, что конкретно мы получили в итоге:

  1. Уже 2 года ни одного косяка с построением лояльности: все поздравление вовремя, подарки закупаются заранее, даже если все ответственные заболели или сбежали на море.
  2. HR-менеджеры не зашиваются по задачам взаимодействия: вся рутина, которая с головой загружала 5 сотрудниц, теперь перешла в автоматический режим, поэтому никто на работе не задерживается, седых волос не прибавляется.
  3. Процессы компании стали прозрачнее и доступнее для всех сотрудников, у них нет больше проблемы, куда и как обратиться, чтобы поскорее что-то решить.
  4. Мы построили платформу для создания новых внутренних сервисов: как важных, так и не очень. Ребята, например, вместе заказывают еду в офис.

Источник: http://www.hr-journal.ru/articles/oc/my-povysili-loialnost.html © HR-Journal.ru


Экспорт в программу для расчета ЗП

Рубрики :News

Бухгалтерские программы предназначены для  автоматизации деятельностей, связанных с исчислением заработной платы, но не являются программами для составления рабочего графика и оптимизации кадрового состава организации.

Программа Геокон предоставляет вам именно такую возможность — эта программа является лидером в составлении рабочих графиков и в оптимизации кадрового состава организации, в ней можете составлять рабочие графики быстро и легко, без каких-либо усилий. Программа создана так, чтобы могла максимально разгрузить сотрудников, составляющих месячные графики и бухгалтеров, она сама вычисляет разные доплаты и расчеты как:

  • сверхурочный труд
  • ночной труд
  • работа во время праздника или выходного дня
  • много других исчислений по желанию заказчика

Программа может быть полностью адаптирована сообразно потребностям и требованиям вашей организации. Будут созданы смены, расчеты, доплаты, неявки, дежурства, отделы вашей организацией  и таким образом вы сможете планировать и исчислять ваши рабочие графики персонально по вашим критериям, а так же в конце месяца экспортировать к бухгалтерской программе отработанные работниками часы, доплаты и расчеты.

Программа создана для автоматизации суммированного учета рабочего времени, она может вычислять его как за месяц, так за квартал или год, сообразно желаемого вами периода суммированного учета. Исчисляет все заданные доплаты и расчеты безошибочно, а в правой части экрана графиков вы сможете постоянно наблюдать суммарные колонны, которые будут  показывать  месячное сальдо, рабочую норму сотрудников, отработанное время и сальдо с предыдущего месяца.  Когда мы начнем составлять график смен, мы увидим, что в суммарных колонках числа начнут меняться и мы сможем максимально точно задать смены сотрудникам, чтобы их сальдо к концу месяца было максимально близко к нулю.

Программа  может визуализировать разные статистические отчеты и оптимизировать процесс работы тем, что она сама будет экспортировать величины для оплаты, расчетные данные и доплаты в бухгалтерскую программу для выплаты заработной платы.

Программа имеет в своем содержании самые применяемые унифицированные бланки как формы Т12, Т13, таблицы для сверхурочного труда, ночного труда, работа по праздникам и т.д.  Важно отметить, что мы можем  одним кликом добавлять или удалять разные колонки в этих формах и учет будет выглядеть согласно потребностям вашей организации. Это, конечно, не все возможности программы, она имеет еще много функциональностей, которые помогут вам с составлением графика и связанностью с другими программами. Программа Геокона может сделать и вычислить то, что не могут сделать и вычислить другие программы, как бухгалтерские и СКУД.

Наша специализированная программа для составления графиков и ведения табеля учета через экспорт может выгрузить данные о графиках, табель учета, отклонения и т.д. в любые бухгалтерские программы. Это произойдет путем генерирования файла, который содержит в себе информацию о рабочих сменах, отсутствиях и переработках сотрудников. Информация о каждом дне месяца в соответствии с часовыми значениями рабочего времени. В результате получим конкретную и корректную информацию, по которой сможем вычислить зарплаты сотрудников и их бонусы и доплаты.

Достаточно часто начисленная зарплата не совпадает с выданной зарплатой, но с нашей программой вы уже не будете допускать ошибок, потому что с ней работается легко и она сама вычисляет все параметры.